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��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes

emacrae — Mon, 09 Jan 2023 23:18:28 +0000

Description: ��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes, leurs activités et leurs finances

1. Préambule

1.1 Les objectifs de l’Université 91��ɫ, en vertu de la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965, sont de favoriser le développement des connaissances et la diffusion du savoir, d’assurer l’épanouissement intellectuel, spirituel, moral, physique et social de ses membres et de travailler à l’amélioration de la société. L’Université 91��ɫ estime que les organisations étudiantes jouent un rôle important dans la réalisation de ces objectifs. Les organisations étudiantes promeuvent le développement des connaissances, l’épanouissement et la responsabilité civique de ceux qui mènent leurs activités et y participent, et servent ainsi les intérêts de leurs collègues étudiants. De plus, les organisations étudiantes contribuent à la qualité et à la diversité de la vie sur le campus en matière d’éducation, de loisirs et de vie sociale ou culturelle.

1.2 Les relations entre l’Université 91��ɫ et les organisations étudiantes sont régies par le principe selon lequel leurs activités et leur financement des activités étudiantes doivent être menés de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier. Ces conditions sont nécessaires pour que les buts et objectifs de l’Université 91��ɫ soient atteints, et pour que tous les étudiants jouissent de la liberté de s’associer et de s’exprimer par l’intermédiaire d’organisations étudiantes. Dans la mesure où les organisations étudiantes souscrivent à ce principe, l’Université 91��ɫ appuie leur droit de communiquer, d’explorer et de débattre des idées, d’organiser et d’utiliser ses installations à des fins licites, de distribuer des documents sur le campus et d’organiser des manifestations pacifiques. L’Université 91��ɫ ne refuse aucun privilège à une organisation étudiante simplement en raison de ses croyances ou de ses procédures, à moins qu’elles ne soient contraires au principe qui précède ou ne mènent à des activités qui lui sont contraires.

1.3 Les privilèges accordés par l’Université 91��ɫ aux organisations étudiantes en vertu du présent règlement sont fondés sur le respect et la prise en charge de certaines procédures et responsabilités qui donnent effet au principe directeur susmentionné. Ces privilèges peuvent être refusés ou retirés si les procédures ou responsabilités prévues par le présent règlement sont négligées ou ne sont pas respectées.

1.4 Les pouvoirs et responsabilités juridiques conférés par la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965 au président/à la présidente et au conseil des gouverneurs en ce qui concerne les organisations étudiantes et leurs activités et finances empêchent la dévolution complète des pouvoirs aux organisations étudiantes. Toutefois, les pouvoirs et responsabilités respectifs du président/de la présidente et du conseil des gouverneurs doivent être exercés dans la mesure où cela est juridiquement et concrètement possible, d’une manière compatible avec le principe directeur décrit à l’article 1.2 ci-dessus. Le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, agissant au nom du conseil des gouverneurs et du président/de la présidente, soutient et promeut ce��principe directeur.

2. Objet et compétence

2.1 Le présent règlement est pris par le président/la présidente en vertu de l’alinéa 13(2)c) de la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965, et par le conseil des gouverneurs sur recommandation du président/de la présidente en vertu de l’article 10 et de l’alinéa 13(2)g) de la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965, afin de régir les organisations étudiantes et leurs activités et finances.

2.2 Le présent règlement énonce les privilèges et obligations des organisations étudiantes afin de veiller à ce que leurs activités et leur financement soient menés de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier, de manière à ce que les buts et objectifs de l’Université 91��ɫ puissent être atteints.

3. Définitions et principes

3.1 ��é�ھ��Ծ��پ��ǲԲ�. Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement��:

«��association étudiante��» Une organisation représentant tous les étudiants de premier cycle ou de cycle supérieur, ou tous les étudiants d’une faculté ou d’un collège (respectivement, une «��association étudiante centrale��» une «��association étudiante de faculté��» ou une «��association étudiante de collège��»). Une association étudiante s’intéresse normalement à un large éventail d’activités, y compris la représentation des intérêts de ces étudiants dans les discussions avec les autorités universitaires et administratives de l’Université, d’une faculté ou d’un collège. Les associations étudiantes reconnues peuvent être admissibles à des privilèges.

«��bureau de révision��» Le bureau de révision au sens de l’article 13.1 du présent��règlement.

«��club d’étudiants��» Une organisation volontaire et à adhésion qui se consacre à un intérêt ou à une activité en particulier pour un groupe représenté déterminé. Les clubs d’étudiants reconnus peuvent être admissibles à des privilèges.

«��convention d’adhésion à titre de membre associé��» Une convention, entre une association étudiante centrale reconnue et une organisation étudiante reconnue, qui confère aux membres de l’organisation étudiante le statut de membre associé de l’association étudiante centrale reconnue.

«��ǳپ��پ��ǲ��» (ou «��ǳپ��پ��ǲԲ��») Un droit qui a été approuvé conformément à l’article 10 du présent règlement et que l’Université ajoute au compte financier de chaque étudiant membre d’une organisation étudiante et remet ensuite à l’organisation étudiante visée à sa discrétion.

«��documents constitutifs��» S’entend a) dans le cas d’une organisation étudiante qui est une association non constituée en personne morale, de la constitution d’une organisation étudiante comme il est décrit à l’annexe C; et b) dans le cas d’une organisation étudiante qui est constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la Loi sur les personnes morales, L.R.O. 1990, chap. C.38 (la «��LPM��»), de la Loi de 2010 sur les organisations sans but lucratif, L.O. 2010, chap. 15 (la «��LOSBL��») ou d’une législation analogue, des lettres patentes, des lettres patentes supplémentaires, des statuts de constitution/fusion/maintien, des règlements administratifs et des résolutions exceptionnelles ou spéciales de l’organisation étudiante, selon le cas.

«��groupe représenté��» ou «��membres��» La totalité des membres admissibles d’une organisation étudiante comme il est indiqué dans ses documents constitutifs.

«��é��پ��ǲ��» L’ensemble de la législation, des règles, de la réglementation, des ordonnances et des décrets applicables de toutes les autorités gouvernementales.

«��législation de l’Université��» L’ensemble des textes législatifs promulgués en vertu de la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965, directement ou par délégation de pouvoir, et les autres lignes directrices, politiques, procédures et règles y compris, notamment:

Le Code des droits et responsabilités des étudiants

The Human Rights Policy and Procedures

The Policy on Alcohol and Cannabis Use and Procedures

The Policy on Posters

The Senate Policy on Computing and Information Technology Facilities

The Statement of Policy on Free Speech

The Temporary Use of University Space Policy and Procedures

«��organisation étudiante » Une association étudiante ou un club d’étudiants, mais à l’exclusion du 91��ɫ Student Centre Incorporated. Une organisation étudiante reconnue doit être soit une association non constituée en personne morale, soit une entité constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue.

«��è��» Les privilèges prévus à l’article 8 du présent règlement.

«��𳦴ǲԲԲ��Գ��» La reconnaissance officielle par l’Université d’une organisation étudiante en tant qu’organisation admissible à des privilèges en contrepartie de l’adhésion au présent règlement. «����𳦴ǲԲԲ�î�ٰ����» Reconnaître officiellement l’admissibilité aux privilèges en contrepartie de l’adhésion au présent règlement. «��𳦴ǲԲԳ��» Le fait d’avoir cette reconnaissance de l’Université.

«��é��Գٲ��Գ��» Pour l’application du présent règlement, un représentant de l’Université responsable de l’application du présent règlement, y compris, notamment��:

(a) dans le cas d’une association étudiante centrale, le recteur/la rectrice ou son remplaçant désigné;

(b) dans le cas d’une association étudiante de faculté ou d’une association étudiante de collège, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné; et

(c) dans le cas d’un club d’étudiants, le directeur/la directrice de l’engagement étudiant (Director of Student Engagement) ou son remplaçant��désigné.

3.2 Principes. Les principes suivants auxquels les organisations étudiantes doivent souscrire sont expliqués à l’annexe D��:

«��ܱ��», «��», «��é��ǳ��پ��ܱ��»;

«��Non discriminatoire��»;

«��Responsable sur le plan financier��» (ou «��financièrement responsable»); et

«��Responsable sur le plan juridique��» (ou «��juridiquement responsable»)

4. Reconnaissance des associations étudiantes centrales

4.1�� Reconnaissance des associations étudiantes centrales. L’Université peut ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� une association étudiante centrale.

4.2 Maintien des associations étudiantes centrales. La reconnaissance d’une association étudiante centrale à la dernière date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et 12. Les associations étudiantes centrales maintenues à la promulgation du présent règlement sont��:

(a) Premier cycle��: la Fédération des étudiants de 91��ɫ (FEY) en tant qu’association étudiante centrale de tous les étudiants de premier cycle; et

(b) �پ��ô��é��: 91��ɫ Graduate Students' Association (YUGSA) en tant qu’association étudiante centrale de tous les étudiants diplômés.

4.3 Une association étudiante centrale reconnue comprend et représente tous les étudiants inscrits à un programme d’études de premier cycle ou de cycle supérieur de l’Université 91��ɫ, et est responsable envers tous ces étudiants.

4.4 Chaque étudiant est, dès son inscription à un programme de premier cycle ou de cycle supérieur de l’Université, membre d’une association étudiante centrale reconnue et lui verse une cotisation, soit à titre de membre à part entière, soit à titre de membre associé lorsque l’étudiant est un membre d’une organisation étudiante reconnue avec une convention d’adhésion à titre de membre associé conformément à l’article 4.5.

4.5 Une association étudiante centrale reconnue doit définir et offrir la qualité de membre associé aux termes d’une convention d’adhésion à titre de membre associé pour les catégories d’organisations étudiantes reconnues dont les membres sont bénéficiaires de certaines de ses activités, mais qui ne peuvent pas participer à ses affaires en raison du lieu de leurs études ou d’autres conditions particulières. En outre :

(a) Le Centre de la communauté étudiante et du développement du leadership (Centre for Student Community & Leadership Development («��SCLD»)) servira de ressource aux fins de faciliter les conventions d’adhésion à titre de membre associé; et

(b) La répartition et/ou la (re)distribution des cotisations des étudiants doivent être approuvées par le SCLD.

4.6�� Une seule association étudiante centrale peut être reconnue pour les étudiants inscrits dans des programmes de premier cycle et une seule association étudiante centrale peut être reconnue pour les étudiants inscrits dans des programmes de cycle supérieur.

4.7�� En l’absence d’une association étudiante centrale reconnue pour les étudiants de premier cycle ou d’une association étudiante centrale reconnue pour les étudiants de cycle supérieur, les étudiants du groupe représenté visé peuvent demander la création et la reconnaissance d’une association étudiante centrale comme suit :

Étape 1�� Signifier au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un avis d’intention de créer et de faire ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� une association étudiante centrale.

Étape 2 Rencontrer le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes pour recevoir des directives et des lignes directrices concernant l’exécution des étapes 3 à 4 ci-après, y compris, notamment, quant à la ou aux questions référendaires pertinentes.

Étape 3�� Obtenir, au moyen d’une pétition, le consentement d’au moins 10 % des étudiants inscrits à titre d’étudiants de premier cycle ou à titre d’étudiants de cycle supérieur, selon le cas, et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Dès réception des résultats de la pétition, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si la pétition a été dûment exécutée conformément aux directives et aux lignes directrices et si elle est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est invalide, il/elle peut demander que la pétition soit refaite ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est valide, il/elle invite les étudiants à passer à l’étape 4.

Étape 4 Tenir, conformément aux lignes directrices et procédures pour la tenue de référendums étudiants à l’Université 91��ɫ (Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at 91��ɫ) et au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr comparable approuvé au préalable par écrit par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, un référendum auprès des étudiants qui constitueraient les membres de l’association étudiante centrale reconnue, et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Si des pétitions visant la reconnaissance de plus d’une association étudiante centrale sont soumises et jugées valides, le référendum tenu dans le cadre de l’étape 4 doit l’indiquer dans les choix présentés aux étudiants. En cas de multiples pétitions, un référendum préliminaire doit être tenu pour déterminer s’il y a lieu de ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� une association étudiante centrale et, dans l’affirmative, un deuxième référendum doit être tenu sur le choix de l’association étudiante centrale qui sera reconnue. À la réception des résultats du référendum, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le référendum a été dûment tenu conformément aux procédures pour la tenue de référendums étudiants (Procedures for the Conduct of Student Referenda) et s’il est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum n’est pas valide, il/elle peut demander la tenue d’un nouveau référendum ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum est valide, il/elle certifie le résultat du référendum.

Étape 5 Dans le cas d’une association étudiante centrale qui est une association non constituée en personne morale, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un projet de constitution qui est conforme à l’annexe C du présent règlement et qui a été approuvé par une majorité des membres de l’association étudiante centrale. Dès réception du projet de constitution, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le projet de constitution est conforme au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution n’est pas conforme, il/elle peut demander que le projet de constitution soit modifié et soumis à nouveau, autant de fois qu’il est nécessaire pour le rendre conforme. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution est conforme, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante centrale au président/à la présidente.

Dans le cas d’une association étudiante centrale qui est constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes tous les documents constitutifs. Dès réception des documents constitutifs, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine s’ils sont conformes au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance de l’association étudiante centrale) est incompatible avec les principes d’ouverture, d’accessibilité, de démocratie, de non-discrimination et de responsabilité sur le plan juridique et financier énoncés dans le présent règlement, il/elle peut demander que les documents constitutifs soient modifiés et soumis à nouveau autant de fois qu’il est nécessaire pour que les documents constitutifs respectent ces principes. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que les documents constitutifs sont conformes au présent règlement, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante centrale au président/à la présidente.

Étape 6 Dès qu’il/qu’elle reçoit la recommandation du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes, le président/la présidente accorde normalement la reconnaissance à l’association étudiante centrale.

4.8�� S’il existe une association étudiante centrale reconnue pour des étudiants de premier cycle ou des étudiants de cycle supérieur, les étudiants du cycle visé peuvent présenter une pétition demandant le remplacement de sa reconnaissance par la reconnaissance d’une autre association étudiante centrale, selon la même procédure que celle prévue à l’article 4.7, avec les adaptations nécessaires.

5. Reconnaissance des associations étudiantes de faculté

5.1�� Reconnaissance d’une association étudiante de faculté. L’Université peut ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� une association étudiante de faculté.

5.2�� Maintien des associations étudiantes de faculté. La reconnaissance d’une association étudiante de faculté reconnue à la dernière date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et 12.

5.3�� Une association étudiante de faculté reconnue comprend et représente tous les étudiants inscrits à des programmes d’études au sein de cette faculté à l’Université 91��ɫ, et est responsable envers tous ces étudiants.

5.4�� Chaque étudiant est, dès son inscription dans une faculté à l’Université, membre de l’association étudiante de faculté reconnue de cette faculté et lui verse une cotisation,

5.5�� Une seule association étudiante de faculté peut être reconnue par faculté.

5.6�� À la date d’approbation du présent règlement, les associations étudiantes de faculté reconnues sont celles qui sont énumérées à l’annexe A.

5.7�� Les étudiants d’une faculté qui n’a pas d’association étudiante de faculté reconnue peuvent demander la création et la reconnaissance d’une association étudiante de faculté comme suit :

Étape 1�� Signifier au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un avis d’intention de créer et de faire ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� une association étudiante de faculté.

Étape 3�� Obtenir, au moyen d’une pétition, le consentement d’au moins 10 % des étudiants inscrits à la faculté pour demander, en leur nom, la création et la reconnaissance d’une association étudiante de faculté et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Dès réception des résultats de la pétition, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si la pétition a été dûment exécutée conformément aux directives et aux lignes directrices et si elle est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est invalide, il/elle peut demander que la pétition soit refaite ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est valide, il/elle invite les étudiants à passer à l’étape 4.

Étape 4�� Tenir, conformément aux lignes directrices et procédures pour la tenue de référendums étudiants à l’Université 91��ɫ (Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at 91��ɫ) et au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr comparable approuvé au préalable par écrit par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, un référendum auprès des étudiants inscrits à la faculté, et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Si des pétitions visant la reconnaissance de plus d’une association étudiante de faculté sont soumises et jugées valides, le référendum tenu dans le cadre de l’étape 4 doit l’indiquer dans les choix présentés aux étudiants. En cas de multiples pétitions, un référendum préliminaire doit être tenu pour déterminer s’il y a lieu de ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� une association étudiante de faculté et, dans l’affirmative, un deuxième référendum doit être tenu sur le choix de l’association étudiante de faculté qui sera reconnue. À la réception des résultats du référendum, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le référendum a été dûment tenu conformément aux procédures pour la tenue de référendums étudiants (Procedures for the Conduct of Student Referenda) et s’il est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum n’est pas valide, il/elle peut demander la tenue d’un nouveau référendum ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum est valide, il/elle certifie le résultat du référendum.

Étape 5�� Dans le cas d’une association étudiante de faculté qui est une association non constituée en personne morale, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes un projet de constitution qui est conforme à l’annexe C du présent règlement et qui a été approuvé par une majorité des membres de l’association étudiante de faculté. Dès réception du projet de constitution, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le projet de constitution est conforme au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution n’est pas conforme, il/elle peut demander que le projet de constitution soit modifié et soumis à nouveau, autant de fois qu’il est nécessaire pour le rendre conforme. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le projet de constitution est conforme, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante de faculté au président/à la présidente.

Dans le cas d’une association étudiante de faculté qui est constituée en personne morale, fusionnée ou maintenue en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue, soumettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes tous les documents constitutifs. Dès réception des documents constitutifs, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine s’ils sont conformes au présent règlement. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance de l’association étudiante de faculté) est incompatible avec les principes d’ouverture, d’accessibilité, de démocratie, de non-discrimination et de responsabilité sur le plan juridique et financier énoncés dans le présent règlement, il/elle peut demander que les documents constitutifs soient modifiés et soumis à nouveau autant de fois qu’il est nécessaire pour que les documents constitutifs respectent ces principes. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que les documents constitutifs sont conformes au présent règlement, il/elle recommande la reconnaissance de l’association étudiante de faculté au président/à la présidente.

5.8 �� En cas de création d’une nouvelle faculté, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes peut donner avis aux étudiants de la nouvelle faculté de la marche à suivre pour demander la reconnaissance d’une nouvelle association étudiante de faculté en vertu de l’article 5.7.

5.9�� S’il existe une association étudiante de faculté reconnue pour une faculté, les étudiants de cette faculté peuvent présenter une pétition demandant le remplacement de sa reconnaissance par la reconnaissance d’une autre association étudiante de faculté, selon la même procédure que celle prévue à l’article 5.7, avec les adaptations nécessaires.

6. Reconnaissance des associations étudiantes de collège

6.1 �� Reconnaissance d’une association étudiante de collège. L’Université peut ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� une association étudiante de collège.

6.2�� Maintien des associations étudiantes de collège. La reconnaissance d’une association étudiante de collège reconnue à la date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et��12.

6.3�� Les étudiants d’un collège qui n’a pas d’association étudiante de collège reconnue peuvent demander la création d’une association étudiante de collège reconnue de la manière prévue aux articles 4.7 et 5.7, modifiée de manière à ce que seuls les étudiants affiliés à ce collège soient habiles à signer la pétition et à voter au référendum. Dès qu’il/qu’elle reçoit la recommandation du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes, le président/la présidente accorde normalement la reconnaissance à l’association étudiante de collège.

6.4 Une association étudiante de collège reconnue comprend et représente tous les étudiants de premier cycle affiliés à ce collège à l’Université 91��ɫ, et est responsable envers tous ces étudiants.

6.5 Chaque étudiant de premier cycle inscrit à un programme offert au campus Keele est affilié à un collège de l’Université dès son inscription et devient membre de l’association étudiante de collège reconnue de ce collège et lui verse une cotisation. Dès son inscription à un programme offert au campus Markham, chaque étudiant·e de premier cycle est affilié·e au campus Markham, devient membre du conseil étudiant de Markham et lui verse une cotisation.

6.6�� Une seule association étudiante de collège peut être reconnue par collège.

6.7�� À la date d’approbation du présent règlement, les associations étudiantes de collège reconnues sont celles qui sont énumérées à l’annexe B.

6.8�� S’il existe une association étudiante de collège reconnue pour un collège, les étudiants de ce collège peuvent présenter une pétition demandant le remplacement de celle-ci par une autre association étudiante de collège, selon la même procédure que celle prévue aux articles 4.7 et 5.7, avec les adaptations nécessaires.

7. Reconnaissance des clubs d’étudiants

7.1 �� Reconnaissance des clubs d’étudiants. Les clubs d’étudiants sont créés par les étudiants pour soutenir et promouvoir la qualité et la diversité de la vie sur le campus en matière d’éducation, de loisirs et de vie sociale ou culturelle. L’Université peut ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� un club d’étudiants.

7.2 �� Maintien des clubs d’étudiants. La reconnaissance d’un club d’étudiants reconnu à la date d’entrée en vigueur du présent règlement est maintenue jusqu’à ce qu’elle soit retirée en vertu des articles 11 et 12, ou jusqu’à ce que le club d’étudiants omette de demander ou d’obtenir le renouvellement de sa reconnaissance aux termes de l’article 7.12.

7.3�� Tous les clubs d’étudiants qui demandent une reconnaissance doivent soumettre au SCLD une demande de club d’étudiants remplie qui démontre le respect des exigences suivantes:

(a) Elle fournit les coordonnées du club d’étudiants;

(b) Elle fournit les noms, numéros d’étudiant et adresses de courriel de 15 étudiants actuellement inscrits à l’Université 91��ɫ qui sont membres du club d’étudiants. À tout moment, le SCLD peut exiger du club d’étudiants qu’il produise une liste de 15 étudiants actuellement inscrits à l’Université 91��ɫ que le SCLD contactera pour leur demander d’attester qu’ils sont des membres actifs du club d’étudiants;

(c) Elle confirme que les dirigeants du club d’étudiants et 80 % des membres du club d’étudiants sont des étudiants actuellement inscrits à l’Université 91��ɫ. Étant donné que la taille des départements universitaires varie, il n’y a pas de nombre minimal de membres requis pour un club d’étudiants universitaire; étant entendu toutefois que chaque club d’étudiants est toujours tenu de soumettre une liste de ses membres;

(d) Elle identifie les membres du club d’étudiants qui ne sont pas des étudiants inscrits à l’Université 91��ɫ. Les anciens de 91��ɫ sont considérés comme n’étant pas inscrits à l’Université 91��ɫ aux fins de cette exigence et le club d’étudiants doit confirmer que ses membres non inscrits à l’Université 91��ɫ sont des membres sans droit de vote;

(e) Elle précise les affiliations à un département, à un collège ou à une faculté;

(f) Elle confirme qu’il y a deux signataires autorisés et indique les coordonnées personnelles de chacun d’eux. Les signataires autorisés doivent être des étudiants actuellement inscrits à l’Université 91��ɫ tout au long de leur mandat à titre de signataires autorisés. L’inobservation de cette exigence entraîne l’annulation automatique de la reconnaissance du club d’étudiants. Le rétablissement de la reconnaissance est à la discrétion du SCLD. Aucun étudiant ne peut être un signataire autorisé de plusieurs clubs d’étudiants simultanément. Cela n’empêche pas un étudiant qui est signataire autorisé d’un club d’étudiants d’être en même temps un dirigeant d’un autre club d’étudiants, pourvu qu’il n’ait pas de pouvoir de signature dans les deux fonctions;

(g) Elle fournit les documents constitutifs à jour du club d’étudiants, même s’ils ont été fournis au cours des années précédentes;

(h) Pour un renouvellement de la reconnaissance du club d’étudiants, elle fournit une copie du procès-verbal de la dernière assemblée électorale confirmant qu’il existe une procédure démocratique pour le changement de direction et la ratification des nouveaux dirigeants;

(i) Également pour un renouvellement de la reconnaissance du club d’étudiants, elle fournit une copie du dernier relevé bancaire du club d’étudiants s’il a un compte bancaire;

(j) Elle fournit l’accord signé des signataires visant à veiller à ce que le club d’étudiants se conforme à la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965, à la législation de l’Université, au présent règlement et à ses documents constitutifs; et

(k) Le club d’étudiants doit également ��𳦴ǲԲԲ�î�ٰ�� que l’Université 91��ɫ n’assure pas ni n’indemnise le club d’étudiants, ses membres ou les tiers avec qui le club d’étudiants interagit.

7.4.�� Si quelque élément d’information fourni dans la demande de reconnaissance du club d’étudiants est insuffisant, le club d’étudiants est alors prié de fournir de plus amples détails au SCLD.

7.5�� Le SCLD se réserve le droit de refuser la demande de reconnaissance d’un club d’étudiants pour un ou plusieurs motifs, notamment :

(a) Il ne satisfait pas aux exigences du présent règlement;

(b) Dans le cas d’un club d’étudiants qui est une association non constituée en personne morale, il n’a pas une constitution conforme à l’annexe C ou, dans le cas d’un club d’étudiants qui est constitué en personne morale, fusionné ou maintenu en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue, tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance du club d’étudiants) est incompatible avec les principes directeurs selon lesquelles les activités des organisations étudiantes et leur financement des activités étudiantes doivent être menés de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier;

(c) Les objectifs du club d’étudiants semblent tellement similaires aux objectifs ou à la programmation d’un club d’étudiants ou d’un département de l’Université existant que, de l’avis du gestionnaire de la vie étudiante (Manager, 91��ɫ), du SCLD, il n’y aurait pas de différenciation suffisante entre le club d’étudiants projeté et celui qui existe déjà;

(d) Le directeur/la directrice de l’engagement étudiant (Director, Student Engagement) a un motif raisonnable de conclure que le club d’étudiants projeté��:

i) cherche à obtenir la reconnaissance afin d’éviter l’effet d’une suspension ou d’une autre mesure disciplinaire ou sanction imposée à un autre club d’étudiants dont les objectifs ou la composition des membres sont similaires; ou

ii) agirait à titre de mandataire ou d’intermédiaire pour un groupe, un organisme ou un tiers externe à l’Université afin d’accroître sa clientèle ou de promouvoir son entreprise ou sa cause.

7.6�� Tous les clubs d’étudiants universitaires qui se consacrent à un intérêt ou à une activité pour le groupe représenté d’une association étudiante de faculté en particulier doivent être affiliés au programme universitaire ou à la faculté principale applicable de l’Université. Lorsqu’ils demandent la reconnaissance, les clubs d’étudiants universitaires doivent obtenir l’approbation préalable du département ou de la faculté universitaire applicable avant de procéder à l’inscription.

7.7 Tous les clubs d’étudiants confessionnels et religieux doivent être membres du Conseil interconfessionnel des étudiants de l’Université 91��ɫ. La reconnaissance des clubs d’étudiants confessionnels et religieux ne repose pas sur des principes de foi ou des croyances fondamentales, mais plutôt sur la volonté de se conformer aux exigences du Conseil interconfessionnel, notamment les Trois Piliers de la Tolérance, et sur la question de savoir s’il existe actuellement des clubs similaires à l’Université.

7.8 Tous les clubs d’étudiants axés sur le sport doivent suivre une procédure d’examen supplémentaire menée par le département d’athlétisme et des loisirs pour déterminer les précautions à prendre et la documentation nécessaire pour la reconnaissance du club d’étudiants.

7.9�� Si la reconnaissance est refusée, le club d’étudiants peut en appeler de cette décision en remettant au SCLD une déclaration écrite expliquant les raisons pour lesquelles il estime que les motifs du refus sont injustifiés : par exemple, il a satisfait aux présentes règles, ses objectifs sont uniques, sa composition prévue est distincte et il peut différencier ses objectifs ou sa programmation de ceux d’un club d’étudiants ou d’un département universitaire existant. L’appel est examiné par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, qui rend sa décision finale quant au maintien du refus de la reconnaissance ou quant au fait que le club d’étudiants peut être reconnu.

7.10�� Si la reconnaissance est accordée, les dirigeants et signataires autorisés du club d’étudiants doivent suivre la séance d’orientation 101 des clubs d’étudiants offerte pendant la période d’inscription aux clubs d’étudiants alors en cours. La dernière séance d’orientation 101 des clubs d’étudiants a lieu après la date limite de présentation d’une demande de club d’étudiants afin que les candidats de dernière minute aient la possibilité d’assister à la séance. Le défaut de remplir cette exigence entraîne l’annulation de la reconnaissance sans possibilité de recourir aux procédures prévues aux articles 11 à 13 du présent règlement et malgré celles-ci.

7.11 Si la reconnaissance est accordée, les dirigeants et signataires autorisés du club d’étudiants doivent également suivre des modules de formation sur l’utilisation de ressources supplémentaires à l’Université. Le défaut de remplir cette exigence entraîne l’annulation de la reconnaissance sans possibilité de recourir aux procédures prévues aux articles 11 à 13 du présent règlement et malgré celles-ci.

7.12 La reconnaissance des clubs d’étudiants expire le 30 septembre de chaque année. Les clubs d’étudiants reconnus sont tenus de renouveler chaque année leur reconnaissance au plus tard le deuxième mardi d’octobre en suivant la procédure prévue à l’article 7.3 dans l’année qui suit la date à laquelle leur reconnaissance a été accordée ou renouvelée pour la dernière fois, sous réserve de toute prolongation de ce délai par le SCLD. Si un club d’étudiants omet de demander un renouvellement de la reconnaissance dans le délai imparti, tous les privilèges accordés au club d’étudiants, y compris sa page YU Connect, son compte de courriel et son site Web, sont considérés comme inactifs et peuvent être désactivés par l’Université.

7.13 Les clubs d’étudiants ne peuvent pas utiliser la désignation « 91��ɫ », « 91��ɫ » ou « Université 91��ɫ » dans leur nom officiel, de manière à suggérer qu'ils font partie de l'Université mais peuvent indiquer que le club d’étudiants est « à 91��ɫ » (p. ex. « Club d’échec à 91��ɫ », mais non « Club d’échec de 91��ɫ »). Les exceptions à cette exigence sont assujetties au consentement écrit préalable de l’Université 91��ɫ conformément à la politique et aux lignes directrices en matière de gestion de la marque (Brand Stewardship Policy and Guidelines).

7.14�� Le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes publie chaque année une liste des clubs d’étudiants reconnus.

8. Privilèges des organisations étudiantes reconnues

8.1 Sous réserve du respect du présent règlement, de la disponibilité et d’ententes applicables avec l’Université, l’Université peut, à son appréciation, accorder aux organisations étudiantes reconnues, conformément à la législation et à la législation de l’Université, tout ou partie des privilèges suivants :

(a) utiliser le système de vote électronique de l’Université pour les associations étudiantes reconnues;

(b) percevoir des cotisations d’étudiants conformément à l’article 9;

(d) avoir des adresses de courriel et URL de site Web hébergées par l’Université;

(e) avoir des locaux de bureaux à l’Université;

(f) utiliser des locaux et des installations de l’Université, y compris des espaces de tables;

(g) utiliser la technologie des salles de classe de l’Université;

(h) obtenir les coordonnées des membres aux fins de communication électronique directe, sous réserve d’une convention de confidentialité selon le modèle établi par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes; et

(i) obtenir un soutien coordonné par l’entremise du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné, notamment du soutien pour la formation, les ressources, l’orientation et les événements.

9. Cotisations pour les organisations étudiantes reconnues

9.1�� Une organisation étudiante reconnue peut demander l’établissement, la modification ou l’annulation d’une cotisation auprès de ses membres, comme suit :

Étape 1�� Remettre au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes une preuve d’activités depuis au moins deux années universitaires et un avis de son intention de demander l’établissement, la modification ou l’annulation d’une cotisation.

Étape 2�� Rencontrer le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné pour recevoir des directives et des lignes directrices concernant l’exécution des étapes 3 et 4 ci‑après.

Étape 3 Obtenir, au moyen d’une pétition, le consentement d’au moins 10��% de ses membres et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. Dès réception des résultats de la pétition, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si la pétition a été dûment exécutée conformément aux directives et aux lignes directrices données à l’étape 2 et si elle est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est invalide, il/elle peut demander que la pétition soit refaite ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que la pétition est valide, il/elle invitera les étudiants à passer à l’étape 4.

Étape 4�� Tenir, conformément aux lignes directrices et procédures pour la tenue de référendums étudiants à l’Université 91��ɫ (Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at 91��ɫ) et au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr analogue approuvé au préalable par écrit par le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes, un référendum auprès des étudiants qui seraient assujettis à la cotisation proposée et en soumettre les résultats au vice-recteur/à la vice-rectrice aux affaires étudiantes. À la réception des résultats du référendum, le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine si le référendum a été dûment tenu conformément aux procédures pour la tenue de référendums étudiants (Procedures for the Conduct of Student Referenda) et s’il est, par conséquent, valide. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum n’est pas valide, il/elle peut demander la tenue d’un nouveau référendum ou mettre fin au processus. Si le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes détermine que le référendum est valide, il/elle recommande l’établissement, la modification ou l’annulation de la cotisation, selon le cas, au recteur. Le recteur/la rectrice soumet normalement la recommandation à l’approbation du conseil des gouverneurs.

9.2�� Les organisations étudiantes qui n’ont pas de financement par cotisations peuvent néanmoins demander à leurs membres des frais d’adhésion modestes et/ou des frais raisonnables de recouvrement des coûts pour financer leurs activités. L’information sur les frais d’adhésion et les avantages associés à l’adhésion doit être rendue publique.

10. Obligations des organisations étudiantes reconnues

10.1 �� L’organisation étudiante reconnue doit :

a) se conduire de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier, notamment quant à sa création, à son fonctionnement, à son financement et à ses affaires financières;

b) dans le cas des organisations étudiantes dont l’adhésion est obligatoire ou qui perçoivent une cotisation, tenir des élections au moins une fois par année universitaire; ces élections doivent être tenues au moyen du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr comparable à l’égard duquel le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes a donné son approbation préalable écrite.��Il est entendu que le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ne peut approuver que des systèmes de vote électronique dont la sécurité est comparable ou supérieure à celle du système de vote électronique de l’Université;

c) soumettre à l’Université, au plus tard le 1^er juillet de chaque année, ou de temps à autre à la demande de l’Université, dans le format et à la date que l’Université peut exiger de temps à autre, les documents suivants, que l’Université rend��publics��:

i) une liste à jour des noms, titres et adresses courriel de chaque dirigeant, y compris le trésorier ou l’équivalent;

ii) une liste à jour des noms, titres et adresses courriel de chaque dirigeant qui est un signataire autorisé;

iii) un exemplaire de ses documents constitutifs les plus à jour;

iv) un exemplaire de ses états financiers pour l’exercice précédent (du 1^er mai au 30 avril). Dans le cas d’une organisation étudiante dont l’adhésion est obligatoire ou qui perçoit une cotisation, lorsque le revenu brut pour l’exercice excède 40 000 $ (cotisations et autres revenus), l’organisation étudiante doit fournir des états financiers audités par un auditeur agréé. Dans le cas d’une organisation étudiante dont les états financiers indiquent un revenu brut pour l’exercice de 40��000��$ ou moins (cotisations et autres revenus), l’organisation étudiante doit fournir un rapport de mission d’examen établi par un expert-comptable autorisé. Un club d’étudiants qui ne perçoit pas de cotisations est dispensé de cette obligation, mais doit fournir une copie de ses derniers relevés bancaires;

v) un document signé par chaque dirigeant reconnaissant l’obligation de l’organisation de se conformer à l’ensemble de la législation de l’Université; et

vi) tout document ou renseignement supplémentaire que l’Université juge, à sa seule appréciation, nécessaire pour vérifier la conformité au règlement et à la législation de l’Université;

d) demander et obtenir l’approbation du vice-recteur/de la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou de son remplaçant désigné avant la constitution en personne morale, la fusion ou le maintien en vertu de la LPM, de la LOSBL ou de la législation analogue, afin que l’Université 91��ɫ puisse veiller à ce que tout aspect des documents constitutifs qui n’est pas prescrit par la législation (notamment l’objet ou les processus de gouvernance de l’organisation étudiante) soit conforme aux principes d’ouverture, d’accessibilité, de démocratie, de non-discrimination et de responsabilité sur le plan juridique et financier énoncés dans le présent règlement;

e) aviser le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes ou son remplaçant désigné dans les 14��jours suivant tout changement dans ses documents constitutifs et tout changement de ses dirigeants, y compris les dirigeants qui sont des signataires autorisés;

f) s’abstenir d’affecter ses fonds à des fins incompatibles avec la mission, l’objet ou les documents constitutifs de l’organisation étudiante;

g) s’abstenir d’exercer des activités essentiellement de nature commerciale, comme��:

i) fournir des biens et/ou des services dans un but lucratif, ou

ii) exercer une activité ou une fonction pour le compte d’une organisation commerciale tierce qui offre des biens ou des services promotionnels, mais qui ne commandite pas directement des activités qui correspondent à la mission fondamentale de l’organisation étudiante; et

h) adopter et respecter des politiques et des procédures visant à régler les conflits d’intérêts réels, potentiels ou apparents, y compris en ce qui a trait à l’attribution de contrats, au versement de paiements ou à la fourniture d’autres avantages à des dirigeants, à des employés, à des membres ou à des personnes qui sont reliées par des liens personnels, notamment familiaux et matrimoniaux, à un dirigeant, à un employé ou à un membre, et à l’acceptation de cadeaux par ces personnes.

11. Non-conformité des organisations étudiantes reconnues

11.1 �� Les organisations étudiantes reconnues qui ne se conforment pas à quelque partie du présent règlement sont passibles de sanctions.

11.2 �� Lorsque l’Université a des raisons de croire qu’une organisation étudiante reconnue��:

a) n’a pas ou peut ne pas avoir exercé ses activités de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire et responsable sur le plan juridique et financier; ou

b) contrevient à une entente conclue avec l’Université;

l’Université peut aviser par écrit l’organisation étudiante de tout manquement présumé par l’intermédiaire du centre de la communauté étudiante et du développement du leadership (Centre for Student Community Leadership Development («��SCLD��»)). L’Université peut suspendre les autres procédures prévues par le présent règlement jusqu’à ce que le processus interne de plainte de l’organisation étudiante soit épuisé ou jusqu’à ce qu’un délai raisonnable à cet effet se soit écoulé, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

11.3�� Le centre de la communauté étudiante et du développement du leadership (Centre for Student Community Leadership Development («��SCLD��»)) prépare l’avis écrit en cas de manquement présumé par une organisation étudiante reconnue. L’avis comprend les renseignements suivants��:

a) la nature du manquement présumé;

b) les mesures que l’organisation étudiante doit prendre, soit pour démontrer qu’il n’y a pas eu manquement soit pour remédier au manquement;

c) la date à laquelle les mesures prévues en b) doivent être respectées;

d) les modalités des mesures provisoires, telles que la suspension ou le retrait de privilèges, que le représentant juge appropriées, les motifs de ces mesures provisoires et la date à laquelle elles prennent effet;

e) la date à laquelle l’organisation étudiante doit remettre ses observations en réponse aux mesures provisoires imposées, et les exigences relatives au format de celles-ci;

f) les conséquences potentielles du non-respect des obligations prévues à l’alinéa b) au plus tard à la date prévue à l’alinéa c), qui peuvent comprendre des sanctions jusqu’à ce tout soit conforme; et

g) une mention selon laquelle le manquement présumé fera l’objet d’une audience par écrit ou par comparution, d’après l’évaluation faite par le représentant de la complexité du manquement présumé et de la gravité des conséquences potentielles.

11.4 �� Le représentant tient une audience par écrit ou par comparution conformément aux principes d’équité procédurale avant de décider si l’organisation étudiante reconnue a manqué ou non au présent règlement et/ou si ce manquement se poursuit ou non. L’audience est menée par un représentant qui n’a pas participé à l’enquête sur le manquement présumé, ni à la préparation et à la remise d’un avis écrit à cet effet.

11.5 �� Dans le cadre de l’audience, le représentant peut consulter les membres de la Student Representative Roundtable ou d’autres organisations étudiantes selon ce qu’il estime approprié. Ces consultations sont strictement confidentielles.

11.6 �� Le représentant rend sa décision qui comprend les motifs écrits pour lesquels il statue que l’organisation étudiante reconnue a manqué ou non au présent règlement et/ou si ce manquement se poursuit ou non.

11.7�� À tout moment avant sa décision, le représentant peut proposer d’autres modes de règlement des différends selon les modalités qu’il juge appropriées eu égard à la nature du manquement présumé.

12. Sanctions applicables aux organisations étudiantes reconnues

12.1�� Si le représentant statue qu’une organisation étudiante reconnue manque ou continue de manquer au présent règlement, il lui accorde un délai de 7 jours à compter de la date de sa décision pour lui remettre des observations écrites sur les sanctions si l’organisation étudiante le souhaite.

12.2�� Pour établir une sanction proportionnelle au manquement, le représentant examine d’abord les observations écrites sur les sanctions de l’organisation étudiante reconnue et les circonstances atténuantes et aggravantes.

12.3�� Les sanctions imposées à l’organisation étudiante reconnue peuvent comprendre une ou plusieurs des sanctions suivantes��:

a) la suspension ou la révocation d’un ou de plusieurs privilèges, sauf comme il est déjà prévu aux alinéas c) à e) ci-dessous;

b) l’obligation de participer à un processus de réparation ou d’éducation;

c) la suspension, en totalité ou en partie, pour une période raisonnable, du transfert des cotisations à l’organisation étudiante aux conditions que le représentant juge appropriées, au terme de laquelle l’Université peut décider, à sa discrétion, soit de procéder au transfert des cotisations à l’organisation étudiante, soit de rembourser les cotisations aux étudiants qui les ont payées;

d) la fin de la perception des cotisations; et

e) le retrait de la reconnaissance de l’organisation étudiante.

12.4�� Le représentant publie sa décision qui comprend des motifs écrits justifiant sa décision en matière de sanctions.

12.5 �� La sanction prévue à l’alinéa 12.3c) prend effet immédiatement à titre provisoire sous réserve de l’approbation du conseil des gouverneurs après que le processus de révision prévu à l’article 13 du présent règlement soit épuisé. Si le conseil n’approuve pas les sanctions, l’Université doit, dans les meilleurs délais, prendre les dispositions nécessaires pour comptabiliser et transférer les cotisations à l’organisation étudiante reconnue.

12.6 �� Dans tous les cas où la sanction prévue aux alinéas 12.3d) ou 12.3e) est imposée et entraîne la fin de la perception des cotisations, la sanction ne prend effet que si elle est approuvée par le conseil des gouverneurs après que le processus de révision prévu à l’article 13 du présent règlement soit épuisé.

12.7�� L’inobservation continue après la détermination d’un manquement au présent règlement, ou l’inobservation des sanctions imposées, peut donner lieu à un avis de manquement présumé subséquent et peut également constituer un facteur aggravant pris en considération pour déterminer les sanctions en cas de manquement ultérieur.

13. Procédure de révision des décisions concernant un manquement et une sanction

13.1�� Une organisation étudiante reconnue dont on a jugé qu’elle a manqué au présent règlement ou qui a été sanctionnée pour ce manquement en vertu des articles 11 et 12 peut demander la révision de cette décision pour des motifs de compétence, de partialité ou d’autres irrégularités de procédure. La révision est effectuée par le bureau de l’Université dont relève le représentant, par d’autres personnes que le représentant qui n’ont pas participé à l’enquête sur le manquement présumé ou à l’établissement et à la remise d’un avis écrit à cet effet (le «��bureau de révision��»).

13.2 �� Sauf dans les circonstances décrites à l’article 13.4, une organisation étudiante reconnue peut demander la révision conformément à l’article 13.1 en présentant une demande écrite de révision au bureau de révision, avec copie au représentant, dans les 7 jours qui suivent la date de la communication de la décision à l’organisation étudiante en vertu de l’article 11.6 ou de l’article 12.4. La demande de révision écrite comprend��: les motifs de la demande de révision et la preuve à l’appui de la demande de révision. Le représentant remet sans délai une copie de la documentation dans ses dossiers au bureau de révision.

13.3�� Le bureau de révision communique, dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 21 jours après la présentation de la demande de révision, le nom du responsable de la révision à l’organisation étudiante reconnue, ainsi qu’un projet de calendrier pour la révision. La décision relative à la révision du bureau de révision est communiquée par écrit à l’organisation étudiante dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 60 jours après la présentation de la demande de��révision.

13.4�� Lorsque le représentant est le recteur/la rectrice ou son remplaçant désigné, une organisation étudiante peut demander la révision de la décision en soumettant une demande de révision écrite au président/à la présidente, avec copie au recteur/à la rectrice ou à son remplaçant désigné, dans les 7 jours qui suivent la date de la communication de la décision à l’organisation étudiante en vertu des articles 11.6 ou 12.4. La demande de révision écrite comprend��: les motifs de la demande de révision et la preuve à l’appui de la demande de��révision. Le représentant remet sans délai une copie de la documentation dans ses dossiers au président/à la présidente.

13.5�� Dans le cas d’une révision demandée en vertu de l’article 13.4, le président/la présidente peut��:

a) mener personnellement la révision, auquel cas la décision du président/de la présidente relative à la révision est communiquée par écrit à l’organisation étudiante dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 60 jours après la présentation de la demande de révision;

b) ordonner que la révision soit menée par un responsable de la révision indépendant et communiquée sans délai à l’organisation étudiante. Le président/la présidente nomme le responsable de la révision indépendant dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 21 jours après la présentation de la demande de révision et communique sans délai le nom du responsable de la révision à l’organisation étudiante avec un calendrier pour la révision. Le responsable de la révision indépendant soumet des recommandations au président/à la présidente. La décision du président/de la présidente est fondée sur les recommandations du responsable de la révision indépendant et est communiquée par écrit à l’organisation étudiante dans les meilleurs délais et dans tous les cas au plus tard 60 jours après la nomination du responsable de la révision indépendant.

13.6 �� Le bureau de révision peut confirmer, modifier ou annuler la décision du��représentant.

13.7 �� La décision du bureau de révision relative à la révision d’une décision en vertu du présent règlement est définitive, sous réserve de l’approbation requise du conseil des gouverneurs prévue aux articles 12.5 et 12.6.

14. Révision du présent règlement

14.1�� Le présent règlement est révisé au moins une fois tous les cinq ans après sa date d’entrée en vigueur. De plus, les articles du présent règlement qui portent sur la reconnaissance de nouvelles organisations étudiantes seront également révisés au moment opportun après l’ouverture du nouveau campus Markham multifacultés, permettant ainsi aux étudiants de ce campus nouvellement créé et aux autres associations étudiantes concernées de présenter des commentaires et suggestions.

14.2 �� Le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes lance et supervise le processus de révision qui comprend des consultations avec des étudiants, des représentants d’organisations étudiantes, des membres du corps professoral, du personnel et d’autres membres de la collectivité.

15. Entrée en vigueur

15.1�� Le présent règlement entre pleinement en vigueur le 1^er janvier 2023.

16. Titre abrégé

16.1�� Le présent règlement peut être cité sous le titre ��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes.

ANNEXE A

au ��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes

��Associations étudiantes de faculté reconnues

Creative Arts Students Association

Environmental and Urban Change Students’ Association

Faculty of Education Students' Association

Faculty of Health Student Caucus

Graduate Business Council

Lassonde Student Government

Legal and Literary Society of Osgoode Hall Law School

Student Council of Liberal Arts & Professional Studies

Undergraduate Business Society

ANNEXE B

au ��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes

Associations étudiantes de collège reconnues

Bethune College Council

Calumet College Council

Founders College Student Council

Association étudiante du Collège Glendon

Markham Student Council

McLaughlin College Council

New College Council

Stong College Student Government

Vanier College Council

Winters College Council

ANNEXE C

au ��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes

Exigences relatives à la constitution des organisations étudiantes reconnues non constituées en personne morale

Le ��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes promeut les buts et objectifs de la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965 et la liberté des étudiants de s’associer et de s’exprimer par l’intermédiaire d’organisations étudiantes en exigeant que les organisations étudiantes reconnues mènent leurs activités et leur financement des activités étudiantes de manière ouverte, accessible, démocratique, non discriminatoire, et responsable sur le plan juridique et financier. L’intérêt que porte l’Université 91��ɫ à la constitution d’organisations étudiantes reconnues s’inspire de ce principe directeur. Ainsi, à titre de condition à sa reconnaissance, une organisation étudiante qui est une association non constituée en personne morale doit élaborer et maintenir en permanence une constitution qui est approuvée par une majorité de ses membres et qui respecte les exigences ci-dessous. Les organisations étudiantes qui sont constituées en personne morale, fusionnées ou maintenues en vertu de la LPM, de la LOSBL ou d’une législation analogue ne sont pas tenues d’avoir une telle constitution puisque les dispositions de ces lois et de leurs règlements d’application, et les documents constitutifs qui sont requis aux termes de ces lois et règlements, prévoient déjà en général que l’organisation étudiante doit mener ses activités et son financement des activités étudiantes conformément à ce principe directeur.

Interprétation��: La constitution doit décrire l’organe décisionnel dont l’interprétation fait autorité. Exemple��: Le Conseil de_____________ est la seule autorité pour l’interprétation de la constitution. Toutefois, le conseil prend toutes les décisions en matière d’interprétation compte dûment tenu des règles de procédure reconnues, p.��ex. Roberts Rules of Order. Le président/la présidente de l’organisation, sous réserve d’un appel au conseil, est généralement la première source d’interprétation de la constitution.
Objets��: La constitution doit énoncer clairement l’objet de l’organisation étudiante et celui-ci doit correspondre à l’objet énoncé dans les documents constitutifs si l’organisation étudiante est constituée en personne morale. Cet énoncé de l’objet doit être conforme à l’ensemble de la réglementation, des politiques, des procédures et des lignes directrices de l’Université et de la législation fédérale et provinciale, y compris le Code des droits de la personne de l’Ontario. En cas d’incompatibilité, l’organisation étudiante sera non conforme au présent règlement jusqu’à ce que l’incompatibilité soit��corrigée.
Pouvoirs��: La constitution doit énoncer clairement les pouvoirs accordés à l’organisation, à ses membres et à ses représentants élus, c’est-à-dire les membres du conseil (ou le conseil d’administration, selon le cas), les membres de la direction et les membres des comités permanents, le cas échéant. Ces pouvoirs doivent être exercés d’une manière conforme à l’objet publié de l’organisation étudiante.
Adhésion-groupe représenté��: La constitution doit définir clairement le groupe représenté et les critères d’adhésion.
Critères d’admissibilité à titre de membre du conseil, de la direction et des comités permanents��: La constitution doit définir clairement les critères d’admissibilité au conseil, à la direction et aux comités permanents. Ces critères doivent comprendre��: a) les qualités requises pour être membre; b) la durée maximale du mandat; c) les procédures à suivre en cas de vacance de poste; et d) les responsabilités et privilèges associés à la qualité de membre. Ces critères doivent être conformes au Code des droits de la personne de l’Ontario. Lorsqu’un salaire est versé par l’organisation étudiante, une description du poste rémunéré est requise (voir 15, ci‑après). Des définitions de membres de plein droit et de membres associés doivent être incluses, s’il y a lieu. (Exemple��: «��Les membres votants du conseil sont��: le président/la présidente, le vice-président/la vice-présidente des finances, ...��».)
Obligations des membres��: La constitution doit décrire clairement les obligations de tous les membres du conseil et/ou des représentants élus. Des descriptions de poste doivent également être incluses. (Se reporter à l’article 11 ci-dessous). (Exemple��: Les fonctions du président/de la présidente sont ..., celles du secrétaire sont ..., celles des sénateurs sont ..., etc.)
Membre associé��: La constitution peut et doit, dans le cas d’une association étudiante centrale, prévoir la qualité de membre associé pour les catégories d’organisations étudiantes reconnues qui sont bénéficiaires de certaines de ses activités, mais qui ne peuvent pas participer à ses affaires en raison du lieu de leurs études ou d’autres conditions particulières.
Conflit d’intérêts��: Conformément à l’alinéa 10.1h) du présent règlement, la constitution doit traiter de la question des conflits d’intérêts pour les membres de la direction, du conseil, des comités permanents et/ou les membres de conseils de gestion/conseils consultatifs (se reporter à l’article 17 ci-dessous).
Procédures électorales��: La constitution doit prévoir des procédures électorales annuelles permettant de pourvoir les postes, et des procédures à suivre en cas de vacance aux postes de la direction. Ces procédures doivent clairement��: a) attribuer la responsabilité de convoquer des élections; b) prévoir l’annonce des élections de manière à ce que les membres aient amplement l’occasion d’y participer; c) prévoir l’utilisation du système de vote électronique de l’Université ou d’un système sûr analogue à l’égard duquel le vice-recteur/la vice-rectrice aux affaires étudiantes a donné son approbation préalable écrite, et d) nommer un directeur général/une directrice générale des élections ayant reçu une formation à ce poste et chargé(e) d’approuver les résultats des élections et soit de remettre en question les procédures et/ou les résultats des élections, soit d’examiner et de régler toute contestation de ces procédures et/ou résultats. Une description de poste du directeur général /de la directrice générale des élections doit également être fournie et communiquée aux membres. Des descriptions des procédures de mise en candidature, des définitions de l’admissibilité au vote, de l’éligibilité aux postes à pourvoir, des lignes directrices de campagne (dépenses) et des procédures de scrutin et de vote doivent également être énoncées.
Procédures du conseil��: La constitution doit prévoir des dispositions pour les procédures du conseil suivantes��: a) la fréquence des réunions; b) la personne chargée de convoquer et de présider des réunions et d’établir l’ordre du jour; c) le mode de convocation aux réunions��: d) le délai d’avis de convocation aux réunions; e) les personnes habiles à voter aux réunions; f) la procédure de vote par procuration (si elle est souhaitée); g) la procédure à suivre en cas de partage des voix; et h) les exigences en matière de quorum pour toutes les délibérations, y compris, notamment les réunions du conseil et les réunions des dirigeants élus.
Responsabilité financière��: La constitution doit faire preuve de responsabilité financière en indiquant��: a) la période de l’exercice; b) les postes avec un pouvoir de signature; c) la personne responsable du budget; d) les étapes requises avant l’approbation du budget; e) le pourcentage de voix nécessaire pour approuver le budget; f) la personne responsable de la tenue des dossiers financiers de l’organisation; g) la personne responsable de l’établissement des rapports financiers et de leur communication aux membres; et h) et la personne responsable de la communication de l’information financière à l’Université. La constitution doit également prévoir le traitement des fonds ou des dettes résiduels d’une organisation étudiante qui ne prévoit pas son maintien au-delà de la fin de l’année en cours.
Comités��: La constitution doit créer et décrire tous les comités permanents, y compris��: a) leur mandat; b) les personnes qui peuvent y siéger et y voter; c) les membres d’office; d) les exigences en matière de quorum; e) les responsabilités; et f) les exigences en matière de rapports.
Procédures de modification��: La constitution doit prévoir des procédures de modification équitables, indiquant les délais d’avis requis pour que les membres présentent des propositions de modification de la constitution et/ou des règlements administratifs; et le quorum, les procédures de vote et les majorités requises pour ces��propositions. La constitution doit permettre à 10% ou plus des étudiants membres concernés de proposer une modification à toute disposition de la constitution (à moins que cela ne soit incompatible avec une autre disposition du présent règlement). Si une telle proposition est faite, elle doit alors être adoptée à une majorité des voix exprimées lors d’une assemblée dûment constituée des membres de l’organisation étudiante.
Affiliations externes��: Au besoin, la constitution devrait inclure des descriptions de toute affiliation et/ou relation extraterritoriale. (Exemple��: adhésion à des organisations externes comme la Fédération canadienne des étudiantes et étudiants.)
Employés��: La constitution doit inclure des descriptions de poste pour tous les employés de l’organisation ou indiquer par ailleurs où elles sont situées et peuvent être consultées par les membres. Les descriptions doivent indiquer les responsabilités et les conditions d’emploi des employés, ainsi que les personnes chargées de l’embauche, de la supervision et de la discipline des employés.
Dépositaire de la constitution��: Chaque organisation étudiante financée doit désigner un «��dépositaire de la constitution��» officiel aux fins de la continuité entre les dirigeants élus et aux fins de l’examen et de la communication en temps opportun de la constitution. S’il y a lieu, un membre de la Division des affaires étudiantes ou du personnel du doyen ou du principal (Dean’s or Head’s staff) pourrait remplir ce rôle. Si l’organisation a des employés permanents, l’un de ses membres du personnel peut être chargé de ce rôle de dépositaire.
Conseils consultatifs/conseils de gestion��: Les organisations étudiantes qui possèdent et exploitent de petites entreprises à but non lucratif pour le propre compte, comme des pubs, des cafés, des journaux, des salles de jeux, etc., doivent établir des conseils consultatifs/conseils de gestion chargés de superviser ces activités dans des relations sans lien de dépendance avec les entreprises. Dans la mesure du possible, les conseils consultatifs et conseils de gestion doivent être composés d’étudiants, de membres du personnel, de membres du corps professoral et d’anciens élèves qui peuvent offrir leur expertise et leurs points de vue respectifs à l’organisation étudiante. Les lignes directrices en matière de conflits d’intérêts doivent être respectées au moment de choisir les membres de ces conseils consultatifs/conseils de gestion.
Allégations d’actes répréhensibles et mesures disciplinaires��: Outre l’exigence d’un processus interne de traitement des plaintes (se reporter à l’article 19 ci-dessous), la constitution doit prévoir des procédures officielles pour traiter les allégations d’actes répréhensibles à l’encontre d’un membre du conseil, de la direction ou d’un comité permanent. Les dispositions doivent inclure les circonstances susceptibles de dicter des mesures disciplinaires (comme la censure, la suspension ou la destitution) et indiquer la personne responsable d’entendre les allégations et/ou d’imposer des sanctions. Des dispositions relatives au remplacement des dirigeants élus (élections partielles) en cas de vacance de postes doivent également être incluses. Ces audiences doivent être menées de façon équitable, de manière à ce que la partie visée par les allégations ait l’occasion juste et opportune de présenter sa propre défense et à ce que les allégations fassent l’objet d’une enquête ou d’une décision d’un ou de plusieurs étudiants membres impartiaux de l’organisation étudiante.
Processus interne de traitement des plaintes��: Les organisations étudiantes doivent adopter et publier sur leur site Web ou autre support numérique un processus interne détaillé et accessible de traitement des plaintes portant sur tout aspect de leur organisation et de ses activités.
Accessibilité de la documentation��: Les organisations étudiantes doivent publier leurs dates de réunions, ordres du jour, requêtes, procès-verbaux de réunions, documents constitutifs, budgets et états financiers de manière à ce que leurs membres puissent aisément les consulter (p. ex., site Web, comptes de médias sociaux publics, page YU Connect).

ANNEXE D

au ��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes

Caractéristiques des principes

1. Ouvert, accessible et démocratique

L’ouverture, l’accessibilité et la démocratie sont des idéaux largement acceptés qui s’appliquent à de nombreuses organisations communautaires. Il n’existe pas de définition unique de ce qui constitue une organisation ouverte, accessible ou démocratique. Ces termes sont interreliés, ils ont un sens en fonction du contexte et peuvent varier selon la taille, la portée et le mandat d’une organisation. Ils peuvent évoluer à mesure que les organisations et les attentes de leurs membres changent. Pour qu’une organisation étudiante soit considérée comme ouverte, accessible et démocratique, les caractéristiques suivantes s’appliquent généralement.

Les critères énumérés ci-après ne sont pas absolus, puisqu’ils visent à décrire des normes générales selon lesquelles les organisations étudiantes, qui vont des plus petites aux plus grandes en termes de taille et de budget, devraient agir. Le présent règlement reconnaît que les organisations choisiront différents moyens d’agir selon les principes d’ouverture, d’accessibilité et de démocratie, et qu’il faut s’attendre à ce que des différences soient observées dans l’application de ces principes.

Les organisations étudiantes accessibles présentent bon nombre des caractéristiques suivantes��:

Volonté et désir manifeste d’intégrer de nouveaux membres dans le groupe et dans des activités qui témoignent de cette volonté et de ce désir.
Dans le cas des groupes de bénévoles, un environnement qui rejoint et accueille les nouveaux membres, avec des critères d’adhésion clairement définis et accessibles au��public.
Engagement à encourager et promouvoir la participation de tous les membres à l’ensemble des activités de l’organisation et réellement encourager et promouvoir cette participation.
Transparence quant à ce que sont les activités.
Ouverture à faire l’objet d’un examen rigoureux.
Engagement à respecter les principes de diversité, d’équité et d’inclusion envers tous les membres, et agir et communiquer conformément à ces principes envers tous les membres.
Engagement envers la clarté des communications et veiller à cette dernière.
Engagement envers la diversité de points de vue et permettre et promouvoir cette diversité.
Processus équitables permettant aux membres de proposer des changements.

Les organisations étudiantes ��é��ǳ��پ��ܱ�� présentent bon nombre des caractéristiques suivantes��:

Ouverture à ce que les membres participent à toutes les activités.
Des voies de communication efficaces et clairement définies entre les membres et les dirigeants.
Transparence et responsabilité envers les membres, y compris, notamment en ce qui concerne l’établissement du budget et les dépenses.
Gestion transparente.
Engagement à prendre en compte et à respecter les diverses opinions des membres qu’elles soient majoritaires ou minoritaires et réellement prendre en compte et respecter ces opinions.
Engagement à veiller à ce que les personnes touchées par les décisions aient réellement voix dans les processus conduisant aux décisions.
Moyens d’examiner la dissidence et les plaintes et d’y donner suite et, s’il y a lieu, de les déférer aux échelons supérieurs de l’organisation.
Possibilité pour tous les membres de se porter candidats aux postes de direction.
Des processus électoraux impartiaux et équitables qui permettent aux membres de participer facilement en tant qu’électeurs et candidats, y compris la nomination d’un directeur général des élections indépendant.

Les organisations étudiantes ouvertes présentent bon nombre des caractéristiques suivantes��:

Information largement disponible sur les activités, la composition, les finances et le mandat de l’organisation.
Transparence quant aux règles d’exploitation.
Disposition à partager librement de l’information sur l’organisation avec les membres.
Critères d’adhésion clairs et transparents.
Engagement à veiller à ce que les réunions, événements et activités de l’organisation soient communiqués aux membres de manière à ce que les membres puissent y participer pleinement.
Engagement à veiller à ce que les voix et les points de vue des membres, qu’ils soient exprimés individuellement ou collectivement, puissent être entendus, et, s’il y a lieu, leur donner suite.

2. Non discriminatoire

Non discriminatoire signifie exempt de harcèlement, de préjugés, d’inégalité et de discrimination fondés sur la race, l’ascendance, le lieu d’origine, la couleur, l’origine ethnique, la citoyenneté, la croyance, la religion, le sexe, l’orientation sexuelle, l’identité de genre, l’expression de genre, l’âge, la situation matrimoniale, la situation de famille ou un handicap. Pour être non discriminatoire, une organisation étudiante doit, entre autres choses, traiter tous ses membres sur un pied d’égalité dans le cadre, notamment, de ses activités, de ses décisions internes, de ses déclarations et de ses résolutions.

3. Responsable sur le plan financier (ou financièrement responsable) se caractérise par ce qui suit��:

Mettre son budget et ses états financiers à la disposition de tous ses membres en tout��temps.
Affecter ses fonds aux seules fins nécessaires à la réalisation de ses objectifs et conformément à ses documents constitutifs, à la législation de l’Université, y compris aux exigences du présent règlement, et conformément à la législation.
Se conformer à l’article 11 de l’annexe C.

4. Responsable sur le plan juridique (ou juridiquement responsable) se caractérise par ce qui suit��:

Se conformer à la législation, à la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965, à la législation de l’Université, au présent règlement, aux documents constitutifs et à toute jurisprudence ou ordonnance applicable d’un tribunal ou d’un tribunal administratif (y compris ceux agissant dans le cadre de la loi intitulée 91��ɫ Act, 1965, de la législation de l’Université et du présent règlement).

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Utilisation temporaire des locaux universitaires (Politique)

emacrae — Thu, 08 Dec 2022 14:47:20 +0000

la version anglaise

1. PRÉAMBULE

1.1 Sous réserve des dispositions du présent règlement, l’Université 91��ɫ rendra, à sa discrétion, l’utilisation temporaire des locaux de l’Université accessible aux membres de la communauté universitaire lorsqu’elle est conforme aux principes reflétés dans l’objet, la mission et les valeurs de l’Université.

1.2 Comme indiqué dans le Code des droits et responsabilités des étudiants et dans diverses politiques de l’Université, notamment la Déclaration de politique sur la liberté d’expression, l’Université réaffirme son engagement en faveur du libre examen et de la liberté d’expression et défend le droit de tous les membres de la communauté universitaire et des invités à exprimer leurs opinions dans le respect de la loi et sans crainte d’intimidation ou de harcèlement. Dans toute utilisation de locaux universitaires, bien que l’Université encourage et espère des échanges respectueux d’idées, il est entendu que la libre expression et la sécurité sont complémentaires. En tant que telle, l’utilisation de locaux universitaires, y compris pour une manifestation ou un rassemblement, doit être conforme aux politiques, procédures, règlements et directives de l’Université.

1.3 En fournissant de l’espace, l’Université 91��ɫ ne souscrit pas nécessairement à la philosophie, aux points de vue, aux croyances ou aux actions de toute personne qui organise un événement ou une activité sur l’espace autorisé pour une utilisation temporaire en vertu du présent règlement, ni ne les appuie.

2. Objectif et compétence

2.1 Le présent règlement est établi par la présidente en vertu de l’article 13(2)(c) de la Charte de l’Université 91��ɫ, 1965 et par le conseil d’administration sur la recommandation de la présidente, en vertu des articles��10 et 13(2)(g) de la Charte de l’Université 91��ɫ, 1965.

2.2 Les terrains et édifices de l’Université 91��ɫ sont des propriétés privées et l’Université se réserve le droit de contrôler l’accès à ses campus et l’utilisation de ses locaux et installations.

2.3 Ce règlement énonce les privilèges et obligations associés à la délivrance de permis d’utilisation temporaire des locaux de l’Université. Sans limiter la généralité de ce qui précède, le présent règlement fournit des informations relatives à la réservation et à l’utilisation des locaux de l’Université, y compris le processus de demande et les attentes auxquelles est subordonnée l’autorisation d’utiliser temporairement les locaux de l’Université, afin de répondre aux objectifs complémentaires de la libre expression et de la sécurité des membres de la communauté universitaire.

2.4 Les organisations étudiantes sont encouragées et autorisées à organiser des activités et des événements et à s’engager dans la pleine expression de leurs opinions sur les campus de l’Université, conformément à la loi applicable et aux politiques, procédures, règlements et directives de l’Université.

2.5 91��ɫ soutient les activités et les événements organisés par les membres de la communauté universitaire dans les locaux de l’Université, en :

a. Établissant des applications, des procédures et des processus qui décrivent clairement les informations et les étapes nécessaires pour réserver et utiliser un local;

b. Mettant à disposition des outils accessibles permettant de réserver des locaux pour une utilisation temporaire;

c. Sensibilisant les membres de la communauté aux politiques, procédures et processus liés à la réservation et/ou à l’utilisation d’un local dans le but d’accueillir un événement ou une activité ou de protester contre l’événement ou l’activité d’une autre personne ou d’un groupe; et

d. Assurant la conformité aux politiques, procédures et règlements, directives et lois applicables de l’Université.

3. Portée et application

3.1 Ce règlement s’applique à tous les membres de la communauté étudiante, du personnel, du corps professoral, ainsi qu’aux instructeurs, bénévoles et invités de l’Université 91��ɫ, sur les campus de l’Université.

3.2 Le non-respect du présent règlement, ainsi que des procédures et lignes directrices connexes établies en vertu des présentes, peut entraîner des mesures disciplinaires en vertu de la politique, du règlement, du Code des droits et responsabilités des étudiants de l’Université, des conventions collectives ou d’emploi, des processus et politiques pertinents, ou d’autres mesures prévues par la loi.

4. Définitions

Dans ce règlement,

4.1 « Comité des relations avec les campus��» désigne un comité établi en vertu de ce règlement, présidé par la vice-présidente des finances et de l’administration, et dont les membres comprennent, sans s’y limiter, des représentants des bureaux de la vice-rectrice aux affaires étudiantes et de la vice-présidente de l’équité, des personnes et de la culture. La structure et les procédures du Comité des relations avec les campus seront élaborées et maintenues par la vice-présidente des finances et de l’administration.

4.2 « Utilisateur admissible » désigne un individu ou une unité appartenant à l’une des catégories suivantes, qui peut demander à réserver des locaux et à les utiliser de manière temporaire.

a. Unité académique : programme universitaire, département, faculté, unité de recherche organisée, école ou tout autre bureau engagé dans des activités savantes, y compris l’enseignement et la recherche, comme défini dans le document Academic Unit Nomenclature��: Characteristics and Guidelines.

b. Unité administrative : département ou unité qui fournit un service ou un soutien aux opérations universitaires et administratives de l’Université.

c. Groupe d’employés : groupe reconnu par l’Université comme étant le représentant d’une partie du personnel (p. ex. syndicat ou association, etc.).

d. Organisation étudiante : gouvernement étudiant ou organisation étudiante reconnue en vertu du ��è��𳾱�Գ� présidentiel relatif aux organisations étudiantes.

e. Membre individuel de la communauté universitaire (pour un usage spécifique) : pour des travaux étudiants (par exemple, les recherches liées aux cours, y compris les tournages de films), qui sont soutenus par la direction du département concerné ou le directeur ou la directrice du cours, pour des recherches ou des travaux de cours des membres des corps professoral et enseignant qui sont soutenus par le doyen ou la doyenne, ou la présidence de la faculté respective.

f. Utilisateur externe : individu et/ou organisation qui n’appartient à aucun des groupes d’utilisateurs admissibles ci-dessus.

4.3 Par «��événement��», on entend toute activité planifiée, annoncée et/ou sur invitation par nature, et qui est destinée à attirer des participants et/ou un public. Une manifestation, un rassemblement ou une activité similaire est également un événement. Les membres individuels de la communauté universitaire ne sont pas autorisés à organiser des événements et ne recevront pas de permis TUUS pour ceux-ci.

4.4 « Évaluation TUUS » signifie l’examen d’une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire, afin d’évaluer la conformité aux politiques, procédures, règlements et directives, et de déterminer le niveau des services de soutien ou des ressources supplémentaires nécessaires.

4.5 « Personne invitée » désigne une personne qui ne fait pas partie de la communauté universitaire et qui a été invitée par 91��ɫ à se rendre sur le campus ou à participer à des activités en personne.

4.6 « Agent local de réservation » désigne les départements et unités de l’Université qui ont la supervision de la gestion de certains locaux réservables pouvant être réservés directement par un utilisateur admissible. Les agents locaux de réservation sont chargés de veiller au respect des politiques, procédures, règlements et directives pertinents de l’Université. Bien que les locaux puissent être réservés auprès d’un agent local de réservation, les utilisateurs admissibles doivent demander un permis d’utilisation temporaire des locaux universitaires conformément au présent règlement.

4.7 « Bureau de l’utilisation temporaire de locaux universitaires » ou « Bureau TUUS » désigne le bureau responsable de l’examen et du traitement des demandes d’utilisation temporaire de locaux universitaires conformément aux procédures décrites dans ce règlement.

4.8 « Plan de sécurité » désigne un plan écrit résultant d’une évaluation TUUS, préparé par le Département de la sécurité communautaire (sécurité communautaire) en consultation avec un utilisateur admissible et le Bureau de l’utilisation temporaire de locaux universitaires, qui détermine les dangers et les risques pouvant être associés à une activité ou à un événement, ainsi que les mesures à employer pour atténuer ou éliminer ces risques. Les mesures d’atténuation des risques peuvent notamment inclure, l’établissement du nombre et du type de personnel de sécurité, le nombre de participants internes et/ou externes et d’autres mesures de santé et de sécurité.

4.9 « Pouvoir de signature » désigne la ou les personnes autorisées à conclure et à exécuter une convention d’utilisation temporaire d’un local universitaire, au nom d’un utilisateur admissible.

4.10 « Planification spéciale » signifie qu’une activité ou un événement est prévu par l’Université ou par un utilisateur admissible comme nécessitant des services de soutien spécialisés, des ressources, des plans opérationnels ou des plans de sécurité qui nécessitent un délai supplémentaire pour être élaborés ou sécurisés. Il peut s’agir d’événements impliquant des représentants du gouvernement, des participants externes, y compris des conférenciers, des célébrités, des sujets ou des activités susceptibles d’attirer l’attention des médias, des foules ou des manifestations. Il s’agit également d’événements qui peuvent présenter un risque élevé pour la sécurité des membres de la communauté, ou un risque de dommages causés aux biens de l’Université.

4.11 « Organisation étudiante » désigne un gouvernement étudiant ou une organisation étudiante reconnu en vertu du ��è��𳾱�Գ� présidentiel relatif aux organisations étudiantes.

4.12 « Utilisation temporaire d’un local universitaire » ou « TUUS » désigne l’utilisation d’un local intérieur ou extérieur dans les bâtiments ou sur les terrains de l’Université, y compris les événements, à des fins autres que l’administration, l’enseignement des cours universitaires ou la recherche. L’utilisation temporaire d’un local universitaire ne s’applique pas aux locaux attribués dans le cadre du processus officiel d’attribution de locaux de l’Université, à une division universitaire ou administrative, ou à une unité de recherche organisée, à moins que le local attribué ne soit utilisé pour l’une des raisons suivantes��:

a. une activité d’une organisation étudiante reconnue;

b. un événement qui nécessite des services de sécurité;

c. un événement au cours duquel de l’alcool est servi;

d. un événement ouvert au public;

e. une activité de plein air;

f. un tournage de film;

g. un événement pour lequel des frais d’admission ou d’inscription sont exigés; ou

h. une activité bénéficiant d’un parrainage quelconque de la part d’une organisation externe, comme un soutien financier ou administratif, ou un don de matériel.

4.13 « Permis d’utilisation temporaire de locaux universitaires » ou «��Permis TUUS��» désigne une approbation, qui est normalement délivrée par voie électronique à un utilisateur admissible, pour l’utilisation temporaire de locaux universitaires, après avoir rempli avec succès les obligations et procédures décrites dans ce règlement.

4.14 « Comité d’examen des événements du TUUS » : comité permanent établi conformément au présent règlement, dont la composition, les pouvoirs et les responsabilités sont définis à l’article��6.

4.15 « Membre de la communauté universitaire » désigne les membres de la communauté étudiante, du personnel, du corps professoral ou enseignant de l’Université 91��ɫ, ainsi que les bénévoles.

5. Demande d’utilisation temporaire des locaux universitaires.

5.1 Pour faire une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire, une personne ayant le pouvoir de signature pour un utilisateur admissible (pour un utilisateur externe, il s’agit d’un signataire dûment autorisé) doit remplir et soumettre un formulaire de demande de permis TUUS en ligne en utilisant une adresse électronique authentifiée par l’Université 91��ɫ, le cas échéant. ��Une demande reçue d’une adresse électronique authentifiée de l’Université 91��ɫ est acceptable comme document signé, à condition que l’expéditeur soit un utilisateur admissible ayant le pouvoir de signature pour son organisation, son bureau ou toute autre unité.

a. Les utilisateurs admissibles affiliés à l’Université doivent soumettre leur demande TUUS au Bureau TUUS en utilisant une adresse électronique authentifiée par l’Université 91��ɫ. Une demande reçue d’une adresse électronique authentifiée de l’Université 91��ɫ est acceptable comme document signé, à condition que l’expéditeur soit un utilisateur admissible ayant le pouvoir de signature pour son organisation, son bureau ou toute autre unité.

b. Les utilisateurs externes désireux d’organiser un événement sur un campus de l’Université 91��ɫ doivent soumettre leur demande aux Services des résidences et des conférences de l’Université.

5.2 Toutes les demandes dûment remplies d’utilisation temporaire de locaux universitaires sont examinées et traitées par le Bureau TUUS conformément au présent règlement. En fonction de la nature et de la portée d’une proposition de TUUS, les demandes sont examinées et évaluées par les services/bureaux concernés. Le résultat de l’évaluation TUUS est communiqué à l’utilisateur admissible.

5.3 L’Université donnera la priorité aux demandes qui contribuent à l’enseignement, à la recherche et à l’érudition de l’Université.

5.4 Le délai de traitement d’une demande est lié à la portée et à l’ampleur d’une activité ou d’un événement, ainsi qu’à la nécessité et à la disponibilité de toute ressource supplémentaire déterminée par une évaluation TUUS.

5.5 Un utilisateur admissible peut jouer un rôle clé dans le temps de traitement d’une demande d’utilisation temporaire de local, en :

demandant l’avis du bureau TUUS, avant de soumettre une demande, en particulier pour une activité ou un événement qui devrait nécessiter une planification spéciale;
soumettant une demande dûment remplie le plus tôt possible avant le délai de traitement minimum requis;
fournissant des informations détaillées sur le projet de TUUS et en soumettant tout document connexe indiqué sur le formulaire de demande;
répondant en temps opportun aux demandes de suivi émanant du Bureau TUUS ou des secteurs de service; et
permettant une certaine flexibilité quant au lieu, à la date, etc., d’une activité ou d’un événement (les lieux demandés dépendent de leur disponibilité).

5.6 Les demandes de permis TUUS impliquant des services de soutien minimaux de l’Université doivent être soumises au moins dix (10) jours ouvrables avant la date proposée pour le TUUS. Sans limiter la généralité de ce qui précède,

a. les demandes qui peuvent être traitées dans un délai de dix (10) jours sont généralement celles qui ne nécessitent qu’une évaluation minimale et aucune information supplémentaire, y compris les réunions sans participants, conférenciers et fournisseurs externes, ou les exigences de services spéciaux;

b. le paragraphe 5(6) n’inclut pas les demandes de TUUS nécessitant une planification spéciale; et

c. les demandes soumises avec un préavis de moins de dix (10) jours ouvrables seront traitées dans la mesure du possible.

5.7 Les demandes de permis TUUS qui nécessitent la soumission d’informations supplémentaires et/ou de certains services universitaires doivent être soumises au moins quinze (15) jours ouvrables avant la date proposée pour le TUUS. Sans limiter la généralité de ce qui précède,

a. les renseignements supplémentaires et les services universitaires visés au paragraphe 5(7) comprennent, sans s’y limiter, une preuve d’assurance; un laissez-passer sanitaire pour un traiteur ou un autre fournisseur de services externe; une demande de service pour un aménagement spécial du mobilier; et d’autres questions de même ampleur;

b. le paragraphe 5(7) n’inclut pas les demandes de TUUS nécessitant une planification spéciale;

c. les demandes soumises avec un préavis de moins de quinze (15) jours ouvrables seront traitées dans la mesure du possible.

5.8 Les demandes de permis TUUS qui nécessitent une planification spéciale doivent être soumises au moins trente (30) jours ouvrables avant la date proposée pour le TUUS.

5.9 Les demandes de permis TUUS qui nécessitent l’utilisation de plusieurs ressources internes et/ou externes et une planification spéciale importante doivent être soumises au moins trois (3) mois avant la date proposée pour le TUUS. Sans limiter la généralité de ce qui précède, les demandes nécessitant un préavis de trois (3) mois comprennent, mais ne sont pas limitées à :

a. des événements avec un grand nombre de participants;

b. des événements nécessitant l’utilisation de plusieurs salles, installations ou zones sur le campus; et

c. des événements nécessitant la coordination et le soutien de plusieurs services de l’Université.

Les utilisateurs admissibles sont invités à contacter les Services des résidences et des conférences pour les aider à élaborer un plan d’événement complet avant de soumettre une demande de permis TUUS.

5.10 Lorsqu’une demande de permis TUUS est reçue, le Bureau TUUS :

a. détermine l’admissibilité de la personne faisant la demande par rapport au présent règlement et vérifie que la demande est complète;

b. détermine la disponibilité et réserve provisoirement un local, le cas échéant;

c. consulte d’autres services ou bureaux qui pourraient avoir à évaluer la demande, si nécessaire :

i. Les demandes concernant des activités et des réunions de routine peuvent ne pas nécessiter de consultations avec d’autres services ou bureaux et peuvent être approuvées par le bureau TUUS.

ii. Les demandes d’événements seront examinées et évaluées par les services et bureaux compétents de l’Université en fonction des risques et des besoins en matière de services.

iii. Les demandes d’événements nécessitant une planification spéciale seront transmises au comité d’examen des événements du TUUS. Le comité d’examen des événements du TUUS peut convoquer une réunion avec l’utilisateur admissible et les représentants des services universitaires concernés afin d’examiner la demande et d’évaluer plus en détail les besoins en matière de services et/ou de planification, y compris la nécessité de plans de sécurité.

d. examine et vérifie que les annonces des événements sont conformes aux politiques, procédures, règlements et directives de l’Université, ainsi qu’aux lois applicables;

e. exerce son pouvoir discrétionnaire pour délivrer ou refuser la délivrance d’un permis TUUS électronique une fois que toutes les exigences d’une demande sont satisfaites, y compris toute exigence supplémentaire identifiée par l’évaluation TUUS et non mentionnée spécifiquement dans ce règlement;

f. envoie un avis électronique d’autorisation aux différents services et bureaux impliqués dans l’évaluation TUUS, notamment le Département de la sécurité communautaire et/ou les Services de gestion des risques.

5.11 Lorsqu’une évaluation est effectuée par le Département de la sécurité communautaire et/ou les Services de gestion des risques, un plan de sécurité peut être exigé. Lorsqu’un plan de sécurité formel n’est pas requis, les organisateurs restent à tout moment responsables du respect de la capacité de la salle, du maintien d’un accès clair et facile à toutes les portes d’entrée/sortie et du respect des autres codes de sécurité et d’incendie.

5.12 Sur la base de l’évaluation TUUS, l’Université peut, comme condition de réservation d’un local, exiger que des agents de sécurité mandatés par l’Université soient disponibles pendant l’utilisation du local. L’Université peut exiger que ces frais de sécurité soient à la charge de l’utilisateur admissible.

5.13 Dans tous les cas, sans exception, le recours à du personnel de sécurité privé ou à des agents de police rémunérés pour un événement dans les locaux de l’Université doit être coordonné par le Département de la sécurité communautaire. Aucun personnel de sécurité externe à l’Université, bénévole ou autre, n’est autorisé à assister à un événement sur le campus sans l’approbation écrite préalable du Département de la sécurité communautaire.

5.14 Si des informations supplémentaires sont demandées, l’utilisateur devra en couvrir tous les coûts associés. Les utilisateurs sont tenus de couvrir tous les coûts liés à l’utilisation du local.

6. Comité de révision des événements du TUUS

6.1 Le comité d’examen des événements du TUUS est un comité permanent qui comprend des membres de divers services et bureaux et qui évalue les demandes TUUS nécessitant une planification spéciale conformément à la section 5(10)(c)(iii) de ce règlement.

6.2 L’objectif principal du Comité d’examen des événements du TUUS est d’examiner les propositions qui nécessitent une planification spéciale et de fournir une orientation, un soutien, des recommandations et/ou des décisions sur les mesures à prendre pour permettre aux événements de se dérouler dans les locaux de l’Université.

6.3 Le comité d’examen des événements du TUUS chargé d’examiner un événement nécessitant une planification spéciale peut comprendre, sans s’y limiter, le ou la gestionnaire des services ou bureaux universitaires suivants :

a. Services de gestion des risques;

b. Département de la sécurité communautaire;

c. Services des installations :

d. Services auxiliaires;

e. Développement de la communauté étudiante et du leadership; et

f. Centre des droits de la personne, de l’équité et de l’inclusion.

6.4 Le comité d’examen des événements du TUUS sera présidé par le directeur général des Services auxiliaires, qui informera le comité des détails de la demande.

6.5 Le comité d’examen des événements du TUUS peut inviter un utilisateur admissible à une ou plusieurs réunions pour discuter de la manifestation proposée afin de mieux élaborer les recommandations et les décisions relatives aux conditions requises pour que l’événement puisse avoir lieu.

6.6 Lorsque les recommandations du comité d’examen des événements du TUUS sont acceptées par l’utilisateur admissible, un permis TUUS peut être délivré par le bureau TUUS.

6.7 Le Comité d’examen des événements du TUUS consultera le Comité des relations avec le campus sur les prochaines étapes, si l’évaluation d’un événement proposé par le Comité d’examen des événements du TUUS conclut que celui-ci présente l’un des risques suivants qui ne peuvent être gérés de manière adéquate avec les ressources existantes de l’Université :

a. risque pour la sécurité et le bien-être des membres de la communauté universitaire et/ou du grand public;

b. risque de dommages causés aux biens de l’Université; ou

c. risque de non-conformité à la loi et/ou aux politiques, procédures, règlements ou directives de l’Université.

6.8 Après consultation du Comité des relations avec les campus, l’utilisateur admissible sera informé par le bureau TUUS de l’une des situations suivantes :

a. des modifications suggérées à l’événement pour l’autoriser; ou

b. la décision et les raisons pour lesquelles l’événement ne sera pas autorisé, ainsi que des informations concernant la procédure et les recours.

7. Comité d’appel

7.1 Les utilisateurs admissibles peuvent en appeler auprès de la rectrice d’une décision de refus de délivrance d’un permis TUUS.

7.2 Les décisions d’appel prises par la rectrice seront définitives et seront communiquées à l’utilisateur admissible et aux départements concernés.

7.3 La procédure d’appel est la suivante :

a. L’utilisateur admissible soumet une déclaration d’appel écrite au Bureau TUUS dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de l’avis de refus de délivrance du permis, expliquant pourquoi il estime que les motifs du refus sont incorrects et comment les risques identifiés dans les motifs du refus peuvent être traités.

b. La rectrice peut choisir d’inviter l’utilisateur admissible ou le signataire autorisé à une réunion pour aider à statuer sur l’appel. La rectrice se réserve le droit de statuer sur l’appel exclusivement sur la base des observations écrites.

c. La rectrice rendra sa décision sur l’appel à l’utilisateur admissible par écrit, dans les cinq (5) jours ouvrables suivant la réception de la déclaration d’appel.

8. Permis et comportements interdits

8.1 Le Bureau TUUS délivrera un permis TUUS une fois que toutes les exigences de l’évaluation auront été satisfaites.

8.2 Lorsque l’évolution des circonstances modifie le risque lié à un événement pour lequel un permis TUUS a été délivré, l’utilisateur admissible peut être informé que l’événement est soumis à une réévaluation avec d’éventuelles modifications du permis TUUS.

8.3 Les utilisateurs admissibles sont responsables de la gestion de leurs événements afin de rester dans le cadre et les paramètres du permis TUUS délivré.

8.4 L’Université peut interrompre et mettre fin à un événement en cours lorsqu’il s’avère que l’événement dépasse le cadre de l’autorisation accordée, qu’il présente un risque pour la sécurité des membres de la communauté, qu’il perturbe les opérations universitaires ou administratives ou qu’il est contraire aux politiques et procédures applicables.

8.5 À l'exception des cérémonies de purification et de pipe, qui sont régies par la politique sur les cérémonies de purification et de pipe pour des raisons de sécurité et pour se conformer au Code de prévention des incendies de l’Ontario, les articles à flamme nue (par exemple, les bougies) ne sont pas autorisés à l’intérieur des bâtiments, notamment dans les couloirs, les halls et les atriums. De même, les feux de joie ne sont pas autorisés sur les campus universitaires.

8.6 Afin de permettre le bon fonctionnement des opérations universitaires et administratives de l’Université sans perturbation, la projection ou l’amplification de voix ou de sons n’est pas autorisée, sauf si une autorisation écrite expresse a été donnée au préalable par l’Université.

9. Report, annulation ou déplacement d’événements proposés ou approuvés

9.1 L’Université se réserve le droit de refuser une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire, de retirer l’autorisation d’un événement déjà approuvé, de reporter un événement déjà approuvé et/ou de déplacer un événement déjà approuvé dans les circonstances suivantes :

a. Si toutes les conditions applicables à la délivrance d’un permis TUUS n’ont pas été remplies par le demandeur dans le délai convenu avec le Bureau TUUS.

b. Si le local est nécessaire à des fins universitaires en raison de circonstances imprévues. La prestation du programme d’études et des examens a la priorité sur tous les autres événements et activités, et à ce titre, l’Université peut retirer l’autorisation d’un événement ou déplacer un événement si le local est requis à ces fins.

c. En cas d’urgence échappant au contrôle de l’Université (y compris, mais sans s’y limiter, un incendie, une catastrophe naturelle, des conditions météorologiques défavorables, un acte criminel ou toute autre menace) ou en cas d’événement survenant dans la communauté externe qui oblige l’Université à servir de refuge d’urgence et/ou à quitter les locaux de l’Université.

d. Si un événement approuvé est, en raison d’informations nouvellement acquises par l’Université, considéré comme dépassant le cadre du permis TUUS délivré.

e. Si les informations fournies par l’utilisateur admissible sur la nature et/ou la portée de l’événement étaient fausses ou incomplètes au point que l’évaluation de l’événement était matériellement compromise.

f. Si l’événement nécessite la présence de personnel de sécurité, d’agents de police rémunérés, de local et/ou d’autres mesures découlant de l’évaluation de l’événement, qui ne peuvent être organisées ou mises en place à temps pour celui-ci.

9.2 Dans tous les cas susmentionnés, l’Université peut exiger de fixer une nouvelle date, une nouvelle heure, un nouveau lieu, ou de procéder à une nouvelle évaluation de l’événement, et/ou de prévoir des services supplémentaires, et l’utilisateur admissible sera informé en conséquence.

9.3 L’Université prendra les mesures nécessaires pour faire respecter la loi, les politiques, les procédures, les règlements et les directives de l’Université, et pour assurer la sécurité des membres de la communauté, lors de l’examen d’une demande d’utilisation temporaire d’un local universitaire. Ainsi, une décision de l’Université de refuser une demande d’utilisation d’un local, ou de reporter ou d’annuler une demande d’utilisation d’un local déjà approuvée, s’appliquera à tous les locaux des campus de l’Université, y compris, mais sans s’y limiter, aux installations d’arts de la scène, aux installations sportives et récréatives et aux centres étudiants de l’Université 91��ɫ.

10. Révision

10.1 Ce règlement sera révisé tous les cinq ans. Pendant la révision, la politique restera en vigueur.

10.2 La vice-présidente des finances et de l’administration entreprendra et supervisera le processus de révision qui comprendra une consultation auprès de la population étudiante, des représentants des organisations étudiantes, du corps professoral, du personnel et d’autres membres de la communauté.

11. Entrée en vigueur

11.1 Ce règlement entrera pleinement en vigueur le 4 juillet 2022.

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Regulation Regarding Student Organizations

emacrae — Mon, 21 Nov 2022 11:55:23 +0000

French version

Description:��Regulations regarding Student Organizations, their Activities and Finances.

1. Preamble

1.1�� The objects and purposes of 91��ɫ under the 91��ɫ Act, 1965, are the advancement of learning, the dissemination of knowledge, the intellectual, spiritual, social, moral and physical development of its members, and the betterment of society. 91��ɫ believes that student organizations play an important role in advancing these purposes. Student organizations promote learning, growth, and civic responsibility among those who conduct and participate in their activities, and thereby serve the interests of their fellow students. As well, student organizations contribute to the educational, recreational, social or cultural quality and diversity of life on campus.

1.2 �� The relationship between 91��ɫ and student organizations is governed by the principle that their activities and their financing of student activities must be conducted in an Open, Accessible, Democratic, Non-Discriminatory and Legally and Financially Responsible manner. These conditions are necessary for the objects and purposes of 91��ɫ to be advanced, and for all students to enjoy the freedom to associate and express themselves through student organizations. Where student organizations act consistently with this principle, 91��ɫ will support their ability to communicate, explore and debate ideas, organize and use its facilities for lawful purposes, distribute materials on campus, and engage in peaceful demonstrations. 91��ɫ will not deny privileges to a student organization simply on account of its beliefs or procedures, unless those beliefs or procedures are contrary to the foregoing principle or lead to activities that are contrary to it.

1.3 �� The privileges extended by 91��ɫ to student organizations under this Regulation are based upon the observance and assumption of certain procedures and responsibilities, which give effect to the governing principle outlined above. These privileges may be denied or withdrawn if the procedures or responsibilities in this Regulation are neglected or not fulfilled.

1.4�� Legal powers and responsibilities conferred by the 91��ɫ Act, 1965 on the President and the Board of Governors in relation to student organizations, activities and finances prevent the full devolution of authority onto student organizations. However, the President’s and Board of Governors’ respective powers and responsibilities should be exercised so far as is legally and practically possible in a manner consistent with the governing principle described in section 1.2 above. The Vice-Provost, Students, acting on behalf of the Board of Governors and the President, will support and advance this governing principle.

2. Purpose and Jurisdiction

2.1�� This Regulation is made by the President pursuant to section 13(2)(c) of the 91��ɫ Act, 1965, and by the Board of Governors on the recommendation of the President pursuant to sections 10 and 13(2)(g) of the 91��ɫ Act, 1965, in order to govern student organizations, their activities and finances.

2.2 �� This Regulation sets forth the privileges and obligations of student organizations in order to ensure that their activities and their financing are conducted in an Open, Accessible, Democratic, Non-Discriminatory and Legally and Financially Responsible manner, so that the objects and purposes of 91��ɫ may be advanced.

3. Definitions and Concepts

3.1�� Definitions. For the purposes of this Regulation, the following terms have the meanings given to them below:

“Associate Membership Agreement” means an agreement, between a Recognized Central Student Government and a Recognized Student Organization, that provides the members of the Student Organization with associate membership in the Recognized Central Student Government.

“Constituency” means the entire eligible membership of a Student Organization as set out in its Governing Documents.

“Governing Documents” means: (a) in the case of a Student Organization that is an unincorporated association, the Constitution of a Student Organization as described in Schedule C; and (b) in the case of a Student Organization that is incorporated, amalgamated or continued under the Corporations Act, R.S.O. 1990 (the “CA”), c. C.38, Not-for-Profit Corporations Act, 2010, S.O. 2010, c.15 (the “NFPCA”) or comparable legislation, the letters patent, supplementary letters patent, articles of incorporation/amalgamation/continuance, by-laws and extraordinary or special resolutions of the Student Organization, as the case may be.

“��” means all applicable statutes, rules, orders, ordinances, and regulations of all governmental authorities.

“Levy” (or “Levies”) means a fee that has been approved in accordance with section 10 of this Regulation, and which the University adds to the financial account of every student member of a Student Organization and then remits to the applicable Student Organization in its discretion.

“Privileges” means the privileges set out in section 8 of this Regulation.

“Recognition” means the University’s formal acknowledgement of a Student Organization as eligible to receive Privileges in exchange for compliance with this Regulation. “Recognize” means acknowledge formally as eligible to receive Privileges in exchange for compliance with this Regulation. “Recognized” means having this University recognition.

��Գٲ��پ��” for the purposes this Regulation means a representative of the University responsible for the enforcement of this Regulation and includes:

(a)�� For a Central Student Government, the Provost or designate;

(b)�� For a Faculty Student Government, or a College Student Government, the Vice-Provost, Students or designate; and

(c)�� For a Student Club, the Director of Student Engagement or designate.

“Reviewing Office” has the meaning given to it in section 13.1 of this Regulation.

"Student Club" means a voluntary, membership-driven organization that is dedicated to a particular interest or activity for a specific Constituency. Recognized Student Clubs may have access to Privileges.

"Student Government" means a body representing all undergraduate or graduate students, or all students in a Faculty or College (respectively, a “Central Student Government”, a “Faculty Student Government”, or a “College Student Government”). A Student Government is normally concerned with a broad array of activities, including representation of the interests of those students in discussions with the academic and administrative authorities of the University, a Faculty, or a College. Recognized Student Governments may have access to Privileges.

“Student Organization” means a Student Government or a Student Club, but does not include the 91��ɫ Student Centre Incorporated. A Recognized Student Organization must either be an unincorporated association, or an entity incorporated, amalgamated or continued as a corporation under the CA, the NFPCA or comparable legislation.

“University Legislation” means all legislative texts enacted under the 91��ɫ Act, 1965, directly or through delegated authority, such as but not limited to:

The Code of Student Rights and Responsibilities

The Human Rights Policy and Procedures

The Policy on Alcohol and Cannabis Use and Procedures

The Policy on Posters

The Senate Policy on Computing and Information Technology Facilities

The Statement of Policy on Free Speech

The Temporary Use of University Space Policy and Procedures

and other Guidelines, Policies, Procedures, and Rules.

3.2�� Concepts The following concepts to which Student Organizations are to adhere are explained in Schedule D:

“Open”, “Accessible”, “Democratic”;

“N�ǲ�-�پ��Բ��ٴǰ��”;

“Financial Responsibility” (or “Financially Responsible”); and

“Legal Responsibility” (or “Legally Responsible”)

4. Recognition of Central Student Governments

4.1 �� Recognition of Central Student Governments. The University may Recognize a Central Student Government.

4.2 �� Continuance of Central Student Governments. The Recognition of a Central Student Government as of the latest effective date of this Regulation is continued unless and until such time as Recognition is withdrawn under sections 11 and 12. Central Student Governments continued at the enactment of this Regulation are:

(a) �� Undergraduate: The 91��ɫ Federation of Students (YFS) as the Central Student Government for all undergraduate students; and

(b) �� Graduate: The 91��ɫ Graduate Students' Association (YUGSA) as the Central Student Government for all graduate students.

4.3 �� A Recognized Central Student Government includes, represents and is accountable to all students enrolled in an undergraduate or graduate program of study at 91��ɫ.

4.4 �� Every student is, upon enrolment in an undergraduate or graduate program at the University, a member of, and pays a Levy to, a Recognized Central Student Government, either as a full member, or as an associate member where the student is a member of a Recognized Student Organization with an Associate Membership Agreement pursuant to 4.5.

4.5�� A Recognized Central Student Government must define and provide associate membership through an Associate Membership Agreement to categories of Recognized Student Organizations whose members are beneficiaries of some of its activities but unable to participate in its affairs because of the location of their studies or other anomalous conditions. Furthermore:

(a)�� The Centre for Student Community & Leadership Development (“SCLD”) will act as a resource to facilitate Associate Membership Agreements; and

(b)�� Allocations and/or (re)distribution of student Levy fees must be approved by the SCLD.

4.6�� Only one Central Student Government may be Recognized for students registered in undergraduate programs and only one Central Student Government may be Recognized for students registered in graduate programs.

4.7�� In the event of there being no Recognized Central Student Government for undergraduate students or none for graduate students, students from the relevant Constituency may seek to establish a Central Student Government for Recognition as follows:

Step 1 �� Serve on the Vice-Provost, Students a notice of intent to establish a Central Student Government for Recognition.

Step 2�� Meet with the Vice-Provost, Students to receive directions, and guidelines to conduct Steps 3-4, below, including but not limited to as to the appropriate referendum question(s).

Step 3 �� Obtain, through a petition, the consent of no less than 10% of the students enrolled as undergraduate students or graduate students, as the case may be, and submit the results to the Vice-Provost, Students. Upon receipt of the results of the petition, the Vice-Provost, Students will determine whether the petition was properly conducted according to the directions and guidelines and is, therefore, valid. If the Vice-Provost, Students determines that the petition is invalid, they may require that the petition be redone or terminate the process. If the Vice-Provost, Students determines that the petition is valid, they will invite students to proceed to Step 4.

Step 4 �� Conduct, in accordance with the Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at 91��ɫ and using the University’s electronic voting system or a comparably secure system to which the Vice-Provost, Students has given prior approval in writing, a referendum of students who would constitute the Recognized Central Student Government’s members and submit the results to the Vice-Provost, Students. If petitions to Recognize more than one Central Student Government are submitted and determined to be valid, the referendum conducted under Step 4 must reflect that in the choice it puts to the students. In the event of multiple petitions, a preliminary referendum must be held on whether to Recognize any Central Student Government at all, and if it succeeds, a second referendum must be held to select which one of the candidate Central Student Governments will be Recognized. Upon receipt of the results of the referendum, the Vice-Provost, Students will determine whether it was properly conducted according to the Procedures for the Conduct of Student Referenda and is, therefore, valid. If the Vice-Provost, Students determines that the referendum is invalid, they may require that the referendum be redone or terminate the process. If the Vice-Provost, Students determines that the referendum is valid, they will certify the referendum result.

Step 5 �� In the case of a Central Student Government that is an unincorporated association, submit to the Vice-Provost, Students a draft Constitution that complies with Schedule C to this Regulation and that has been approved by a majority of the Central Student Government’s members. Upon receipt of the draft Constitution, the Vice-Provost, Students will determine whether it complies with this Regulation. If the Vice-Provost, Students determines that the draft Constitution is non-compliant, they may require that the draft be amended and resubmitted, as many times as is necessary to make the draft Constitution compliant. If the Vice-Provost, Students determines that the draft Constitution is compliant, they will recommend to the President that the Central Student Government be Recognized.

In the case of a Central Student Government that is incorporated, amalgamated or continued under the CA, the NFPCA or comparable legislation, submit to the Vice-Provost, Students all Governing Documents.�� Upon receipt of the Governing Documents, the Vice-Provost, Students will determine whether they are consistent with this Regulation.�� If the Vice-Provost, Students determines that any aspects of the Governing Documents which are not mandated by legislation (including the corporate objects or governance processes of the Central Student Government) are inconsistent with the concepts of Openness, Accessibility, Democracy, Non-Discrimination and Legal and Financial Responsibility in this Regulation, they may request that the Governing Documents be amended and resubmitted as many times as is necessary to make the Governing Documents consistent.�� If the Vice-Provost, Students determines that the Governing Documents are consistent with this Regulation, they will recommend to the President that the Central Student Government be Recognized.

Step 6�� Upon receiving the recommendation from the Vice-Provost, Students, the President will normally grant Recognition to the Central Student Government.

4.8�� In the event of there being a Recognized Central Student Government for undergraduate students or for graduate students, students from the relevant level may put forward a petition seeking to replace its Recognition with that of another Central Student Government, following the same procedure as in section 4.7 with any necessary modifications.

5. Recognition of Faculty Student Governments

5.1 �� Recognition of a Faculty Student Government. The University may Recognize a Faculty Student Government.

5.2 �� Continuance of Faculty Student Governments. The Recognition of a Faculty Student Government Recognized as of the latest effective date of this Regulation is continued unless and until such time as Recognition is withdrawn under sections 11 and 12.

5.3 �� A Recognized Faculty Student Government includes, represents and is accountable to all students enrolled in programs within that Faculty at 91��ɫ.

5.4�� Every student is, upon enrolment in a Faculty at the University, a member of, and pays a Levy to, the Recognized Faculty Student Government of that Faculty.

5.5 �� Only one Faculty Student Government may be Recognized per Faculty.

5.6 �� As of the Approval Date of this Regulation, Recognized Faculty Student Governments are those listed in Schedule A.

5.7 �� Students in any Faculty without a Recognized Faculty Student Government may seek to establish a Faculty Student Government for Recognition, as follows:

Step 1 �� Serve on the Vice-Provost, Students a notice of intent to establish a Faculty Student Government for Recognition.

Step 2�� Meet with the Vice-Provost, Students to receive directions, and guidelines to conduct Steps 3-4, below, including but not limited to as to the appropriate referendum question(s).

Step 3 �� Obtain through a petition, the consent of no less then 10% of the students enrolled in the Faculty to seek, in their name, to establish a Faculty Student Government for Recognition and submit the results to the Vice-Provost, Students. Upon receipt of the results of the petition, the Vice-Provost, Students will determine whether the petition was properly conducted according to the directions and guidelines and is, therefore, valid. If the Vice-Provost, Students determines that the petition is invalid, they may require that the petition be redone or terminate the process. If the Vice-Provost, Students determines that the petition is valid, they will invite students to proceed to Step 4.

Step 4 �� Conduct, in accordance with the Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at 91��ɫ and using the University’s electronic voting system or a comparably secure system to which the Vice-Provost, Students has given prior approval in writing, a referendum of students enrolled in the Faculty and submit the results to the Vice-Provost, Students. If petitions for more than one Faculty Student Government have been submitted and determined to be valid, the referendum conducted under Step 4 must reflect that in the choice it puts to the students. In the event of multiple petitions, a preliminary referendum must be held on whether to Recognize any Faculty Student Government at all, and if it succeeds, a second referendum must be held to select which one of the candidate Faculty Student Governments will be Recognized. Upon receipt of the results of the referendum, the Vice-Provost, Students will determine whether it was properly conducted according to the Procedures for the Conduct of Student Referenda and is, therefore, valid. If the Vice-Provost, Students determines that the referendum is invalid, they may require that the referendum be redone or terminate the process. If the Vice-Provost, Students determines that the referendum is valid, they will certify the referendum result.

Step 5�� In the case of a Faculty Student Government that is an unincorporated association, submit to the Vice-Provost, Students a draft Constitution that complies with Schedule C to this Regulation and that has been approved by a majority of the Faculty Student Government’s members. Upon receipt of the draft Constitution, the Vice-Provost, Students will determine whether it complies with this Regulation. If the Vice-Provost, Students determines that the draft Constitution is non-compliant, they may require that the draft be amended and resubmitted, as many times as is necessary to make the draft Constitution compliant. If the Vice-Provost, Students determines that the draft Constitution is compliant, they will recommend to the President that the Faculty Student Government be Recognized.

In the case of a Faculty Student Government that is incorporated, amalgamated or continued under the CA, the NFPCA or comparable legislation, submit to the Vice-Provost, Students all Governing Documents.�� Upon receipt of the Governing Documents, the Vice-Provost, Students will determine whether they are consistent with this Regulation.�� If the Vice-Provost, Students determines that any aspects of the Governing Documents which are not mandated by legislation (including the corporate objects or governance processes of the Faculty Student Government) are inconsistent with the concepts of Openness, Accessibility, Democracy, Non-Discrimination and Legal and Financial Responsibility in this Regulation, they may request that the Governing Documents be amended and resubmitted as many times as is necessary to make the Governing Documents consistent.�� If the Vice-Provost, Students determines that the Governing Documents are consistent with this Regulation, they will recommend to the President that the Faculty Student Government be Recognized.

Step 6�� Upon receiving the recommendation from the Vice-Provost, Students, the President will normally grant Recognition to the Faculty Student Government.

5.8 �� In the event a new Faculty is created, the Vice-Provost, Students may give notice to students in the new Faculty of the steps to seek Recognition of a new Faculty Student Government under section 5.7.

5.9�� In the event of there being a Recognized Faculty Student Government for any Faculty, students in that Faculty may put forward a petition seeking to replace its Recognition with that of another Faculty Student Government, following the same procedure as in section 5.7 with any necessary modifications.

6. Recognition of College Student Governments

6.1 �� Recognition of a College Student Government. The University may Recognize a College Student Government.

6.2 �� Continuance of College Student Governments. The Recognition of a College Student Government Recognized as of the effective date of this Regulation is continued unless and until such time as Recognition is withdrawn under sections 11 and 12.

6.3 �� Students in any College without a Recognized College Student Government may seek to establish a Recognized College Student Government in the manner set out in sections 4.7 and 5.7, modified so that the students who may sign the petition and vote in the referendum are only those who are affiliated with that College. Upon receiving the recommendation from the Vice-Provost, Students, the President will normally grant Recognition to the College Student Government.

6.4 �� A Recognized College Student Government includes, represents and is accountable to all undergraduate students affiliated with that College at 91��ɫ.

6.5 �� Every undergraduate student enrolled in a program offered at the Keele Campus is affiliated with a College at the University upon enrolment, and becomes a member of, and pays a Levy to, the Recognized College Student Government of that College.�� Every undergraduate student enrolled in a program offered at the Markham Campus is affiliated with the Markham Campus upon enrolment, and becomes a member of, and pays a Levy to the Markham Student Council.

6.6 �� Only one College Student Government may be Recognized per College.

6.7�� As of the Approval Date of this Regulation, Recognized College Student Governments are those listed in Schedule B.

6.8�� In the event of there being a Recognized College Student Government for any College, students in that College may put forward a petition seeking to replace it with another College Student Government, following the same procedure as in sections 4.7 and 5.7 with any necessary modifications.

7. Recognition of Student Clubs

7.1 �� Recognition of Student Clubs.�� Student Clubs are formed by Students to pursue and contribute to the educational, recreational, social, or cultural quality and diversity of life on campus. The University may Recognize a Student Club.

7.2 �� Continuance of Student Clubs. The Recognition of a Student Club Recognized as of the effective date of this Regulation is continued unless and until such time as Recognition is withdrawn under sections 11 and 12, or the Student Club fails to seek or obtain the annual renewal of its Recognition under section 7.12.

7.3 �� All Student Clubs seeking Recognition must successfully submit to SCLD a completed Student Club Application that demonstrates compliance with the following requirements:

(a)�� It provides the Student Club’s contact information;

(b)�� It provides the names, student numbers, and email addresses of 15 currently registered 91��ɫ students who are members of the Student Club. At any time, SCLD can require the Student Club to produce a list of 15 currently registered 91��ɫ students who will be contacted by SCLD and asked to attest that they are active members of the Student Club;

(c)�� It confirms that the Student Club’s executives and 80% of the Student Club’s members are currently registered 91��ɫ students. Because academic departments vary in size there is no minimum number of members required for an academic Student Club but they are still required to submit a membership list;

(d)�� It identifies any non-91��ɫ members of the Student Club. 91��ɫ alumni are non-91��ɫ for the purpose of this requirement and the Student Club must confirm that its non-91��ɫ members are non-voting members;

(e)�� It specifies any Departmental/College/Faculty affiliations;

(f)�� It confirms that there are two signing officers and provides the personal contact information for each of them. Signing officers must be currently registered 91��ɫ students throughout their term as signing officers. Student Club Recognition will lapse automatically for as long as this requirement is not met. Reinstatement will be at the discretion of SCLD. No student may be a signing officer for two or more Student Clubs simultaneously. This does not preclude a student who is a signing officer for one Student Club from being an executive or officer of another Student Club, provided they do not have signing authority in both roles;

(g)�� It provides the Student Club’s up-to-date Governing Documents, even if these have been provided in previous years;

(h)�� For a renewing Student Club, it provides a copy of the most recent election meeting minutes confirming that there has been a democratic procedure for change in leadership as well as ratification of the new executive leaders;

(i)�� Also for a renewing Student Club, it provides a copy of the Student Club’s most recent bank statement if it has a bank account;

(j)�� It provides the signed agreement of the signing officers to ensure that the Student Club abides by the 91��ɫ Act, 1965, University Legislation, this Regulation and its Governing Documents; and

(k)�� The Student Club must also acknowledge that 91��ɫ does not insure or indemnify the Student Club, its members or any third parties with whom the Student Club interacts.

7.4. �� Where any information provided in the Student Club Application is insufficient, the Student Club will be asked to provide more details to SCLD.

7.5 �� SCLD reserves the right to refuse a Student Club’s request for Recognition on one or more of a number of grounds including:

(a) �� It fails to meet the requirements in this Regulation;

(b)�� In the case of a Student Club that is an unincorporated association, it does not have a Constitution which complies with Schedule C, or in the case of a Student Club that is incorporated, amalgamated or continued under the CA, the NFPCA or comparable legislation, any aspects of the Governing Documents which are not mandated by legislation (including the corporate objects or governance processes of the Student Club) are inconsistent with the governing principle that Student Organizations’ activities and their financing of student activities must be conducted in an Open, Accessible, Democratic, Non-Discriminatory and Legally and Financially Responsible manner;

(c)�� It appears that the Student Club’s objectives are so similar to the objectives or programming of an existing Student Club or University department that, in the opinion of the Manager, 91��ɫ, SCLD there would not be sufficient differentiation between the proposed club and that which is already in existence;

(d) �� There is a reasonable basis for the Director, Student Engagement, to conclude that the proposed Student Club:

(i) �� is seeking Recognition to avoid the impact of a suspension or other discipline or sanctions imposed on another Student Club with similar objectives or membership; or

(ii)�� may be acting as an agent or conduit for a group, organization or other third party external to the University to increase its clientele or promote its business or cause.

7.6�� All academic Student Clubs that are dedicated to an interest or activity for the Constituency of a specific Faculty Student Government must be affiliated with the relevant academic program or major Faculty at the university. When seeking Recognition, academic Student Clubs must obtain prior approval of the specific academic department or Faculty before moving forward with registration.

7.7�� All religion and faith-based Student Clubs must be members of the Inter-Faith Council (IFC) of 91��ɫ. Recognition of religion and faith-based Student Clubs is not based on principles of faith or substantive beliefs but rather on willingness to comply with the requirements of the Inter-Faith Council, including the Three Pillars of Tolerance, and whether similar clubs currently exist at the university.

7.8 �� All sport-related Student Clubs must go through an additional review procedure conducted by the Athletics & Recreation department to determine the necessary precautions and documentation needed for the club to be Recognized.

7.9 �� If Recognition is denied, the Student Club may appeal this decision by providing a written statement to SCLD explaining why it believes the grounds for refusal are incorrect: for example, it has met these rules, its objectives are unique, its intended membership is distinct and it can differentiate its objectives or programming from those of an existing club or university department. This appeal will be reviewed by the Vice-Provost, Students who will make a final determination as to whether the denial of Recognition stands or whether the Student Club may be Recognized.

7.10�� If Recognition is granted, the executives and signing officers of the Student Club must complete the Student Clubs 101 Orientation Session offered during the then current Student Clubs registration period. The final Student Clubs 101 Orientation Session will take place after the Student Clubs Application deadline has passed to ensure last-minute submissions have a chance to attend the session. Failure to meet this requirement will void Recognition without resort to and notwithstanding the procedures in sections 11-13 of this Regulation.

7.11�� If Recognition is granted, the executives and signing officers of the Student Club must also complete training modules on the use of additional resources at the University. Failure to meet this requirement will void Recognition without resort to and notwithstanding the procedures in sections 11-13 of this Regulation.

7.12�� Student Club Recognition expires annually on September 30. Recognized Student Clubs are required to annually renew their Recognition no later than the second Tuesday in October by completing the procedures set out in section 7.3 within one year from the date on which their Recognition was granted or last renewed, subject to any extension of this timeline by SCLD. In the event such a Student Club fails to seek renewed Recognition within the timeframe for so doing, all Privileges granted to the Student Club including their YU Connect page, email account and website, will be considered inactive and may be disabled by the University.

7.13�� Student Clubs may not use the name of “91��ɫ” or “91��ɫ” in their official name but may identify that the Student Club is “at 91��ɫ” (e.g. “Chess Club at 91��ɫ”, which may be abbreviated to “CCY” but not “YCC”). Exceptions to this must have received prior written consent of 91��ɫ pursuant to the Brand Stewardship Policy and Guidelines.

7.14�� The Vice-Provost, Students will publish a list of Recognized Student Clubs annually.

8. Privileges of Recognized Student Organizations

8.1 �� Subject to compliance with this Regulation, availability and appropriate agreements with the University, the University may at its discretion grant to Recognized Student Organizations, in accordance with Law and University Legislation, any or all of the following Privileges:

(a)�� Use of the University electronic voting system for Recognized Student Governments;

(b)�� Student Levies in accordance with section 9.

(c)�� Financial and in-kind University grants or donations;

(d)�� University-hosted email addresses and website URLs;

(e)�� University office space;

(f)�� Use of University space and facilities including tabling space;

(g)�� University classroom technology;

(h)�� Membership contact information for the purpose of direct electronic communication, subject to a privacy agreement in the form defined by the Vice-Provost, Students; and

(i)�� Support coordinated through the Vice-Provost, Students or designate such as support for: training, resources, guidance and events.

9. Levies for Recognized Student Organizations

9.1 �� A Recognized Student Organization may seek the establishment, amendment or cancellation of a Levy from its Constituency as follows:

Step 1 �� Deliver to the Vice-Provost, Students proof of operation for no less than two academic years, together with a notice of its intent to seek the establishment, amendment, or cancellation of a Levy.

Step 2 �� Meet with the Vice-Provost, Students or designate to receive directions and guidelines to conduct Steps 3 and 4, below.

Step 3�� Obtain, through a petition, the consent of no less then 10% of its Constituency and submit the results of the petition to the Vice-Provost, Students. Upon receipt of the results of the petition, the Vice-Provost, Students will determine whether the petition was properly conducted according to the directions and guidelines given in Step 2, and is, therefore, valid. If the Vice-Provost, Students determines that the petition is invalid, they may require that the petition be redone or terminate the process. If the Vice-Provost, Students determines that the petition is valid, they will invite students to proceed to Step 4.

Step 4 �� Conduct, in accordance with the Guidelines and Procedures for the Conduct of Student Referenda at 91��ɫ and using the University’s electronic voting system or a comparably secure system�� to which the Vice-Provost, Students has given prior approval in writing, a referendum of students who would be subject to the Levy and submit the results to the Vice-Provost, Students. Upon receipt of the results of the referendum, the Vice-Provost, Students will determine whether it was properly conducted according to the Procedures for the Conduct of Student Referenda and is, therefore, valid. If the Vice-Provost, Students determines that the referendum is invalid, they may require that the referendum be redone or terminate the process. If the Vice-Provost, Students determines that the referendum is valid, they will recommend to the Provost that the Levy be established, amended or cancelled as the case may be. The Provost will normally submit the recommendation to the Board of Governors for approval.

9.2 �� Student Organizations with no Levy funding are not precluded from charging members modest membership fees and/or reasonable cost recovery charges to finance the Student Organization’s activities. Information about all membership fee rates and benefits associated with membership must be publicly available.

10. Obligations of Recognized Student Organizations

10.1 �� A Recognized Student Organization must:

(a) �� Conduct itself in an Open, Accessible, Democratic, Non-Discriminatory and Legally and Financially Responsible manner, including with respect to its formation, operation, funding and financial affairs;

(b) �� For Student Organizations in which student membership is mandatory or that receive a Levy, conduct elections at least once each academic year; such elections must be conducted through the University’s electronic voting system, or a comparably secure system to which the Vice-Provost, Students has given prior approval in writing. For greater certainty only, the Vice-Provost, Students may approve only electronic voting systems which are comparably or more secure than the University’s electronic voting system;

(c) �� Submit to the University by July 1 annually, or from time to time at the University’s request, and in the format and by the date as may be required by the University from time to time, the following documents, that the University will publish:

(i)�� A current list of the names, titles, and email addresses of each officer, including the treasurer or equivalent;

(ii)�� A current list of the names, titles and email addresses of each officer with signing authority;

(iii)�� A copy of the most up-to-date Governing Documents;

(iv) �� A copy of its financial statements for the preceding fiscal year (May 1 to April 30). In the case of Student Organizations in which membership is mandatory or that receive a Levy, where the gross revenue for the fiscal year exceeded $40,000 (including Levy and non-Levy) the Student Organizations must provide audited financial statements from a certified auditor. In the case of Student Organizations whose financial statements show gross revenue for the fiscal year was $40,000 or less (including Levy and non-Levy), the Student Organizations must provide a Review Engagement Report prepared by a licensed public accountant. A Student Club without a Levy is exempt from this requirement but must provide a copy of its most recent bank statements;

(v)�� A document signed by each officer acknowledging the organization’s obligation to comply with all University Legislation; and

(vi)�� Any additional document or information that the University deems, at its sole discretion, to be necessary to verify compliance with the Regulation and University Legislation;

(d)�� Apply for and obtain approval from the Vice-Provost, Students or designate prior to incorporating, amalgamating or continuing under the CA, the NFPCA or comparable legislation, so that 91��ɫ may satisfy itself that any aspects of the Governing Documents which are not mandated by legislation (including the corporate objects or governance processes of the Student Organization), are consistent with the concepts of Openness, Accessibility, Democracy, Non-Discrimination and Legal and Financial Responsibility in this Regulation;

(e)�� Notify the Vice-Provost, Students or designate within 14 days following any change in its Governing Documents and any change in its officers including officers with signing authority;

(f)�� Not divert its funds to purposes inconsistent with the Student Organization’s purpose, objects or Governing Documents;

(g)�� Not engage in activities that are essentially commercial in nature, such as, but not limited to:

(i) �� Providing goods and/or services for profit; or

(ii) �� Engaging in an activity or function on behalf of a third party commercial organization that is contributing promotional goods or services but is not contributing direct sponsorship of activities that are consistent with an essential purpose or purposes of the Student Organization; and

(h) �� Have and adhere to policies and procedures to address real, potential, or apparent conflicts of interest, including with respect to awarding of contracts to, acceptance of gifts by, payments made to, or other benefits provided to officers, employees, members and persons who are related by family, marriage or other personal relationship to any officer, employee or member.

11. Non-Compliance By Recognized Student Organizations

11.1 �� Recognized Student Organizations that do not comply with any part of this Regulation may face sanctions for breach of this Regulation.

11.2�� When the University has reason to believe that a Recognized Student Organization:

(a)�� Has not, or may not have, operated in an Open, Accessible, Democratic, Non-Discriminatory or Legally or Financially Responsible manner; or

(b)�� Is in breach of any agreement with the University;

the University may provide written notice of any suspected breach to the Student Organization through the Centre for Student Community Leadership Development. The University may stay further proceedings under this Regulation until after the internal complaint process of the Student Organization has been exhausted, or a reasonable period of time for exhausting it has elapsed, other than in exceptional circumstances.

11.3�� The Centre for Student Community Leadership Development will prepare the written notice in the case of any suspected breach by any Recognized Student Organization. The notice will include the following information:

(a) �� The nature of the suspected breach;

(b)�� What the Student Organization is required to do, either to demonstrate that a breach has not occurred or to remedy the breach;

(d) �� The terms of any interim measures, such as suspension or withdrawal of Privileges, that the Representative deems appropriate, the reasons for those interim measures, and the date on which they take effect;

(e) �� The date for delivery of submissions by the Student Organization in response to any interim measures imposed, and any format requirements for such submissions;

(f)�� The potential consequences for failure to comply with any requirements under paragraph (b) by the date provided under paragraph (c), which may include sanctions until there is compliance; and

(g)�� That the suspected breach will be addressed in either a written or oral hearing, based upon the Representative’s assessment of the complexity of the suspected breach and the severity of potential consequences.

11.4�� The Representative will conduct a written or oral hearing in accordance with the principles of procedural fairness before making a determination whether the Recognized Student Organization has been and/or remains in breach of this Regulation. The hearing shall be conducted by a Representative who was not involved in investigating the suspected breach or in preparing and providing the written notice of it.

11.5 �� In conducting a hearing, the Representative may consult with members of the Student Representative Roundtable or other student organization(s) as appropriate in the opinion of the Representative. Such consultations are strictly confidential.

11.6 �� The Representative will issue their decision which will include written reasons for their determination of whether the Recognized Student Organization has been and/or remains in breach of this Regulation.

11.7�� At any point prior to a determination, the Representative may suggest alternative dispute resolution processes on such terms as they consider appropriate having regard to the nature of the suspected breach.

12. Sanctions Applicable to Recognized Student Organizations

12.1�� If the Representative determines that a Recognized Student Organization is or remains in breach of this Regulation they will provide the Student Organization with a period of 7 days from the date of their decision to deliver written submissions on sanctions should the Student Organization wish to do so.

12.2�� In determining a sanction proportionate to the breach, the Representative will first consider any written submissions on sanctions from the Recognized Student Organization and any mitigating and aggravating circumstances.

12.3�� Sanctions imposed on the Recognized Student Organization may include one or more of the following:

(a)�� The suspension or revocation of one or more Privileges, except as already provided under subsections (c)-(e) below;

(b)�� The requirement to participate in a remedial or educative process;

(c)�� The suspension, in whole or in part, for a reasonable period of the transfer of Levies to the Student Organization on such terms as the Representative determines appropriate, after which the University may decide, in its discretion, either to proceed to transfer the levies to the Student Organization or to refund the Levies to the students who paid them;

(d)�� The termination of the collection of any Levies; and

(e)�� The withdrawal of Recognition of the Student Organization.

12.4�� The Representative will issue their decision which will include written reasons for their determination of sanctions.

12.5 �� The sanction in section 12.3(c) takes immediate effect on an interim basis subject to approval by the Board of Governors after any review process in section 13 of this Regulation has been exhausted. If the Board does not approve the sanctions, the University must as soon as reasonably possible arrange to account for and transfer the Levies to the Recognized Student Organization.

12.6 �� In any case in which the sanction in sections 12.3(d) or 12.3(e) is imposed which involves the termination of the collection of any Levies, such termination will not take effect unless and until it is approved by the Board of Governors after the review process in section 13 of this Regulation has been exhausted.

12.7�� Continued non-compliance after a determination of breach of this Regulation, or failure to comply with sanctions imposed, may give rise to notice of subsequent suspected breach and may also be an aggravating factor considered in determining sanctions for a subsequent breach.

13. Review Process for Non-Compliance and Sanctions Decisions

13.1�� A Recognized Student Organization that has been determined to be in breach of this Regulation or that has been sanctioned for such a breach under sections 11 and 12 may request a review of that decision on grounds of jurisdiction, bias or other procedural irregularity. The review will be conducted through the University Office to which the Representative reports, by individuals other than the Representative who were not involved in investigating the suspected breach or in preparing and providing the written notice of it (“Reviewing Office”).

13.2�� Except in the circumstance described in 13.4, a Recognized Student Organization may request a review pursuant to section 13.1 by submitting a written request for review to the Reviewing Office, with a copy to the Representative, within 7 days of the date on which the decision was issued to the Student Organization under section 11.6 or 12.4. The written request for review will include: the grounds upon which the review is sought, and the evidentiary basis for the review. The Representative will forthwith submit a copy of the documentation in their file to the Reviewing Office.

13.3�� The Reviewing Office will, as soon as possible and in any event no later than 21 days after the submission of the request for review, communicate the name of the reviewer to the Recognized Student Organization along with a proposed timeline for the review. The Reviewing Office’s determination of the review will be issued to the Student Organization in writing as soon as possible and in any event no later than 60 days after the request for review was submitted.

13.4�� Where the Representative is the Provost or designate, a Student Organization may request a review of the decision by submitting a written request for review to the President, with copy to the Provost or designate, within 7 days of the date on which the decision was issued to the Student Organization under sections 11.6 or 12.4.�� The written request for review will include: the grounds upon which the review is sought, and the evidentiary basis for the review. The Representative will forthwith submit a copy of the documentation in their file to the President.

13.5�� In the case of a review requested under section 13.4, the President may:

(a)�� Conduct the review personally, in which case the President’s determination of the review will be issued to the Student Organization in writing as soon as possible and in any event no later than 60 days after the request for review was submitted; or

(b)�� Direct that the review be conducted by an independent reviewer and promptly communicate that to the Student Organization. The President will appoint the independent reviewer as soon as possible and in any event no later than 21 days after of the submission of the request for a review and will promptly communicate the name of the reviewer to the Student Organization along with a timeline for the review. The independent reviewer will submit recommendations to the President. The President’s determination will be informed by the recommendations made by the independent reviewer and will be made and communicated to the Student Organization in writing as soon as possible and in any event no later than 60 days after the independent reviewer was appointed.

13.6 �� The Reviewing Office may sustain, amend or rescind the Representative’s decision.

13.7 �� The determination of the Reviewing Office on review of a decision under this Regulation is final, subject to any required approval by the Board of Governors under sections 12.5-12.6.

14. Review of this Regulation

14.1�� This Regulation will be reviewed at least once every five years after its effective date. In addition, the section(s) of this Regulation that address Recognition of new Student Organizations will also be reviewed at an appropriate time after the opening of the new multi-Faculty Markham Campus, allowing for input from students from that newly established campus and other appropriate Student Governments.

14.2 �� The Vice-Provost, Students will initiate and oversee the review process which will include consultation with students, representatives of Student Organizations, faculty, staff and other community members.

15. Coming into Force

15.1 �� This Regulation will have full force and effect from January 1, 2023.

16. Short Title

16.1 �� This Regulation may be cited as the Regulation Regarding Student Organizations.

SCHEDULE A

to Regulation Regarding Student Organizations

Recognized Faculty Student Governments

Creative Arts Students Association

Environmental and Urban Change Students’ Association

Faculty of Education Students' Association

Faculty of Health Student Caucus

Graduate Business Council

Lassonde Student Government

Legal and Literary Society of Osgoode Hall Law School

Student Council of Liberal Arts & Professional Studies

Undergraduate Business Society

SCHEDULE B

to Regulation Regarding Student Organizations

Recognized College Student Governments

��Bethune College Council

Calumet College Council

Founders College Student Council

Glendon College Student Union

Markham Student Council

McLaughlin College Council

New College Council

Stong College Student Government

Vanier College Council

Winters College Council

SCHEDULE C

to Regulation Regarding Student Organizations

Constitutional Requirements for Recognized Unincorporated Student Organizations

The Regulation Regarding Student Organizations advances the objects and purposes of the 91��ɫ Act, 1965 and the freedom of students to associate and express themselves through Student Organizations by requiring that Recognized Student Organizations conduct their activities and their financing of student activities in an Open, Accessible, Democratic, Non-Discriminatory and Legally and Financially Responsible manner. 91��ɫ’s interest in the Constitution of Recognized Student Organizations reflects this governing principle. In keeping with this, as a condition of Recognition, a Student Organization that is an unincorporated association must develop and continuously maintain a Constitution that is approved by a majority of its members and that complies with the following requirements. Student Organizations that are incorporated, amalgamated or continued under the CA, the NFPCA or comparable legislation are not required to possess such a Constitution, as the provisions of those statutes and associated regulations, and the Governing Documents required under them, already generally require the Student Organization to conduct their activities and their financing of student activities consistent with the governing principle.

Interpretation:The Constitution must describe whose interpretation is authoritative. Example: The Council of ___________ shall be the sole authority for the interpretation of the Constitution. The Council shall, however, make all determinations of construction and interpretation with due regard to accepted rules of procedure, e.g. Roberts Rules of Order. The Speaker of the Organization, subject to an appeal to the Council, is generally the first source for interpretation of the Constitution.
Objects:The Constitution must clearly state the objects of the Student Organization and these must match the published corporate objects in the Governing Documents if the Student Organization is a corporation. Such statements of objects must be consistent with University regulations, policies, procedures, guidelines and federal and provincial laws, including the Ontario Human Rights Code. If they are not consistent, the Student Organization will be in breach of this Regulation until the inconsistency is corrected.
Powers:��The Constitution must clearly state the powers accorded to the Organization, its members and elected representatives, i.e., members of the Council (or Board of Directors, as the case may be), members of the Executive and members of any standing committees. Such powers must be exercised in a manner that is consistent with the published Objects of the Student Organization.
Membership-Constituency:The Constitution must clearly define constituency and criteria for membership.
Membership Criteria for Council, Executive and Standing Committees:The Constitution must clearly define criteria for Council membership, Executive membership and standing committee membership.�� These criteria must include: (a) qualifications for membership; (b) maximum terms of office; (c) procedures to deal with vacancies; and (d) the responsibilities and privileges associated with membership. Such criteria must be consistent with the Ontario Human Rights Code. Where a salary is paid by the Student Organization, there must be a job description for the role (see 15, below). Definitions of full vs. associate memberships should be included if applicable. (Example: “The voting members of Council are: the President, the Vice-President of Finance,…”.)
Duties of Members:The Constitution must clearly describe the duties of all members of Council and/or of elected representatives. Job descriptions should also be included. (see 11, below). (Example: The duties of the President are ..., the duties of the Secretary are ..., the duties of the Senators are..., etc.)
Associate Membership: The Constitution may, and in the case of a Central Student Government must, provide for associate membership for categories of Recognized Student Organizations who are beneficiaries of some of its activities but unable to participate in its affairs because of the location of their studies or other anomalous conditions.
Conflict of Interest:As per section 10.1(h) of this Regulation, the Constitution must address the issue of conflict of interest for members of the Executive, Council, standing committees, and/or members of advisory/management boards (see 17, below).
Election Procedures:The Constitution must prescribe annual election procedures by which positions will be filled, and procedures for dealing with vacancies in executive positions. These procedures must clearly: (a) assign responsibility for calling elections; (b) require the advertising of elections in a manner that ensures that members will have ample opportunity to participate (c) require the use of the University’s electronic voting system, or a comparably secure system to which the Vice-Provost, Students has given prior approval in writing; and (d) appoint a trained Chief Returning Officer (CRO) to approve election results and either challenge, or respond to and resolve challenges to, elections procedures and/or results.�� A job description for the CRO must also be provided and published to the members. Descriptions of nomination procedures, definitions of eligibility to vote, to run for office, campaign guidelines (expenses) and ballot and polling procedures must also be stipulated.
Procedures of Council:The Constitution must include provisions for the following Procedures of Council: (a) frequency of meetings; (b) who has responsibility for calling and for chairing meetings and setting the agenda; (c) how notice for meetings will be given; (d) how much notice is required for meetings (e) who has voting privileges at meetings; (f) procedures for proxy voting (if desired); (g) a procedure to deal with tie votes; and (h) quorum requirements for all orders of business, including but not limited to meetings of Council and meetings of the Elected Officials.
Financial Responsibility:The Constitution must exhibit Financial Responsibility by identifying: (a) the fiscal year; (b) positions with signing authority; (c) who is to strike the budget; (d) what steps are required before the budget is approved; (e) the percentage of votes needed to approve the budget; (f) who is to maintain the financial records of the organization; (g) who is to prepare financial reports and make them available to members; and (h) who is responsible for financial reporting to the University. The Constitution must also indicate how any residual funds or debts are to be treated in the event that a Student Organization is not expecting to be continued past the end of the current year.
Committees:The Constitution must create and describe all standing committees, including: (a) their terms of reference; (b) who may serve and vote on them; (c) any ex officio members; (d) quorum requirements; (e) responsibilities; and (f) reporting requirements.
Amendment Procedures:The Constitution must include fair amendment procedures, stating how much notice is required for members to introduce proposed changes to the Constitution and/or by-laws; and quorum, voting procedures and voting requirements for such proposals. The Constitution must permit 10% or more of the relevant student members to propose an amendment to any Constitutional provision (unless that is incompatible with another provision of this Regulation). If such a proposal is made it must then be put to a majority vote at a duly constituted meeting of the members of the Student Organization.
External Affiliations:If necessary, the Constitution should include descriptions of any affiliations and/or jurisdictional relationships. (Example: membership in outside organizations such as Canadian Federation of Students.)
Employees:The Constitution must include job descriptions for all employees of the organization or otherwise identify where these are located and made accessible to members. Descriptions should indicate employees' responsibilities and terms of employment, as well as who has responsibility for hiring, supervising and disciplining employees.
Custodian of the Constitution:Each funded Student Organization must designate an official "Custodian of the Constitution" for purposes of continuity between elected officials and for ensuring timely review and reporting regarding the Constitution. Where appropriate, a member of the Division of Students, Dean's or Head’s staff could fulfill this role. If the group has permanent employees, one of their own staff members may be charged with this custodial role.
Advisory/Management Boards:Student Organizations that own and operate small businesses on their own behalf on a non-profit basis, such as pubs, coffee shops, newspapers, games rooms, etc., must establish advisory/management boards to oversee these operations in an appropriate arms-length relationship to the businesses. To the extent possible, advisory/management boards must be composed of a combination of students, staff, faculty and alumni who can lend their respective expertise and perspectives to the Student Organization. Conflict of interest guidelines must be adhered to when selecting members of these advisory/management boards.
Allegations of Wrongdoing & Disciplinary Action:Along with the requirement for an internal complaints process (see 19, below) the Constitution must prescribe formal procedures for dealing with allegations of wrongdoing against any member of the Council, the Executive or a standing committee. Provisions must include the circumstances which might dictate disciplinary action (such as censure, suspension, or impeachment) and indicate whose responsibility it will be to hear allegations and/or impose sanctions. Provisions for replacing elected officials (by-elections) if and when vacancies occur must also be included. Such hearing processes must be conducted fairly, ensuring that the party facing the allegations has a fair and timely opportunity to present their own defence, and that the allegations are investigated or adjudicated by one or more unbiased student members of the Student Organization.
Internal Complaints Process: Student Organizations must adopt and publish on their website or other digital location a detailed and accessible internal process for addressing complaints about any aspect of their organization and its activity.
Accessibility of Documentation: Student Organizations must publish their meeting dates, agendas, motions, meeting minutes, Governing Documents, budgets and financial statements in a manner that may easily be accessed by their members (e.g. website, public social media accounts, YU Connect page).

SCHEDULE D

to Regulation Regarding Student Organizations

Characteristics of Concepts

1. Open, Accessible and Democratic

Openness, Accessibility and Democracy are broadly accepted ideals applicable to many community- based organizations. There is no single definition of what constitutes an Open organization, an Accessible one, or a Democratic one. The terms are inter-related, take on meaning depending on the context, and may vary by the size, scope and mandate of an organization. They may evolve as organizations and the expectations of their members change. For a Student Organization to be considered Open, Accessible and Democratic, the following attributes tend to apply.

The criteria listed below are not absolute, since they are meant to describe general standards in accordance with which Student Organizations, ranging in size and budget from very small to the very largest, should act. This Regulation acknowledges that organizations will choose various means to act in an Open, Accessible and Democratic way, and that variations in the application of these principles are to be expected.

Accessible Student Organizations are characterized by many of the following:

Willingness and demonstrated desire to integrate both new members into the group, and the activities demonstrating same
In the case of voluntary groups, an environment that seeks out and welcomes new members, with clearly articulated and publicly available criteria regarding how to join
Commitment to, and actually encouraging and facilitating participation of all members in the full scope of the organization’s activities
Transparency about what the activities are
Openness to scrutiny
Commitment to, and acting and communicating in accordance with the principles of diversity, equity and inclusion for all members
Commitment to, and ensuring, clarity in communications
Commitment to, and allowing and facilitating a diversity of perspectives to be heard
Fair processes for members to initiate change

Democratic Student Organizations are characterized by many of the following:

Openness to the participation of members in all activities
Effective and clearly identified channels of communication between members and the Executive
Transparency and accountability to the membership, including but not limited to budgeting and expenditures
Transparent management
Commitment to, and actually considering and respecting the range of members’ views whether majority or minority in nature
Ensuring that those affected by decisions have an actual voice in processes leading to decisions
Ways for dissent, and for complaints, to be considered and resolved and, where appropriate, processed at successively higher levels within the organization
Ability of all members to stand for executive positions
Impartial and fair elections processes that allow members to participate easily as both voters and candidates, including the provision of an arms-length chief returning officer for elections

Open Student Organizations are characterized by many of the following:

Widely available information on the organization’s operations, membership, finances and mandate
Transparency about rules of operations
Willingness to freely share information about the organization with members
Clear and transparent membership criteria
Commitment to ensuring that meetings, events and activities of the organization are communicated to the membership in such a way that members are able to participate fully in such meetings, events and activities
Commitment to ensuring that members’ voices and perspectives whether expressed individually or by a group, can be heard and, if appropriate, acted upon

2. Non-Discriminatory

Non-Discriminatory means free from harassment, prejudice, inequality and discrimination based on race, ancestry, place of origin, colour, ethnic origin, citizenship, creed, religion, sex, sexual orientation, gender identity, gender expression, age, marital status, family status or disability. To be Non-Discriminatory a Student Organization must, among other things, treat all of its members equally in regards to, without limitation, its activities, corporate decisions, statements, and resolutions.

3. Financially Responsible (or Financial Responsibility) is characterized by the following:

Making its budget and financial statements available to all of its members at all times
Directing its funds only to the purposes required to achieve its Objects and in accordance with its Governing Documents, University Legislation including the requirements of this Regulation, and in compliance with Laws
Compliance with section 11 of Schedule C

4. Legally Responsible (or Legal Responsibility) is characterized by the following:

Compliance with Law, the 91��ɫ Act, 1965, University Legislation, this Regulation, Governing Documents and any applicable judicial precedents, court orders or orders of administrative tribunals (including those acting pursuant to the 91��ɫ Act, 1965, University Legislation and this Regulation).

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Temporary Use of University Space (Regulation)

emacrae — Thu, 14 Jul 2022 18:33:57 +0000

French version

Preamble
1. Subject to the terms of this Regulation, 91��ɫ will, in its discretion, make temporary use of University space accessible to members of the University community where the use of space is consistent with the principles reflected in the University’s purpose, mission, and values.
2. As set out in the and various University policies, including the Statement of Policy on Free Speech, the University reaffirms its commitment to free enquiry and expression and uphold the right of all University Community Members and guests to express their views within the law and without fear of intimidation or harassment. In all use of University space, while the University encourages and expects the respectful exchange of ideas, it is understood that free expression and safety are complementary. As such, the use of University space including that for a demonstration, protest or rally, must be in accordance with University policies, procedures, regulations, and guidelines.
3. By providing space, 91��ɫ does not necessarily subscribe to or support the philosophy, views, beliefs, or actions of any user staging an Event or activity on space permitted for temporary use pursuant to this Regulation.
Purpose and Jurisdiction
1. This Regulation is made by the President pursuant to section 13(2)(c) of the 91��ɫ Act, 1965, and by the Board of Governors on the recommendation of the President pursuant to sections 10 and 13(2)(g) of the 91��ɫ Act, 1965.
2. The lands and buildings of 91��ɫ are private property, and the University reserves the right to control access to its campuses, and the use of its space and facilities.
3. This Regulation sets forth the privileges and obligations associated with the issuance of permits granting temporary use of University space. Without limiting the generality of the foregoing, this Regulation provides information related to the booking and use of University space, including the application process and expectations upon which such permission for temporary use of University space is contingent, in order to meet the complementary objects of free expression and safety for University Community Members.
4. Student Organizations are encouraged and allowed to hold activities and Events and to engage in the full expression of their opinions on the University’s campuses, in accordance with applicable law, and University policies, procedures, regulations, and guidelines.
5. 91��ɫ supports activities and Events hosted by University Community Members on University premises, by:
  1. Establishing applications, procedures and processes that clearly outline the information and steps required to book and use space;
  2. Making available accessible tools that enable the booking of space for temporary use;
  3. Making community members aware of the policies, procedures and processes related to booking and/or using space for the purposes of hosting an Event or activity or for protesting another person’s or groups Event or activity; and
  4. Ensuring compliance with applicable University policies, procedures, and regulations, guidelines, and laws.
Scope and Application
1. This Regulation applies to all 91��ɫ students, staff, faculty, instructors, volunteers, and guests, on the University’s campuses
2. Failure to abide by this Regulation, and related procedures and guidelines established hereunder, may lead to disciplinary action under the appropriate University policy, Regulation, Code of Student Rights and Responsibilities, relevant collective or employment agreements, processes and policies, or other action available at law.
Definitions: In this Regulation,
1. “Campus Relations Committee” means a committee established pursuant to this Regulation, Chaired by the Vice-President, Finance and Administration, and with membership including, but not limited to, representation from the offices of the Vice-Provost, Students and Vice-President, People and Culture. The Campus Relations Committee’s structure and procedures will be developed and maintained by the Vice-President, Finance and Administration.
2. “Eligible User” means an individual or a unit from one of the following categories, who/that may apply to book space and use space on a temporary basis.
  1. Academic unit: An academic program, department, faculty, organized research unit, school or other office engaged in scholarly activities including teaching and research as defined under Academic Unit Nomenclature: Characteristics and Guidelines.
  2. Administrative unit: A department or unit that provides service or support to the academic and administrative operations of the University.
  3. Employee group: A group recognized by the University as a representative of an employee constituent (e.g., labour union or association, etc.).
  4. Student Organization: A student government or student organization recognized under Presidential Regulations Regarding Student Organizations.
  5. Individual University Community Member (for specific use): Student course work (e.g., course related research, including film-shoots), that is supported by the relevant department Chair or course director; faculty or instructor research or course work that is supported by the Dean or Chair of the respective Faculty.
  6. External user: An individual and/or organization that do not fall under any of the above Eligible User groups.
3. “Event” means any activity that is planned, advertised and/or invitational in nature, and that is intended to attract participants and/or an audience. A demonstration, protest, rally or similar activity is also an Event. Individual University Community Members are not eligible to host Events and will not be issued TUUS Permits for Events.
4. “TUUS Assessment” means the review of an application for temporary use of University space, to assess compliance with policies, procedures, regulations, and guidelines, and to determine the level of any necessary support services or additional resources.
5. “G�ܱ��” means an individual who is not a University Community Member who has been invited by 91��ɫ to attend on Campus or to participate in in-person activities.
6. “Local Reservation Agent” means University departments and units that have management oversight of specific bookable spaces that an eligible user may reserve directly with the department or unit. Local Reservation Agents are responsible for ensuring compliance with relevant University policies, procedures, regulations, and guidelines.�� While space may be reserved with a Local Reservation Agent, Eligible Users must apply for a Temporary Use of University Space Permit in accordance with this Regulation.
7. “Office of Temporary Use of University Space” or “TUUS Office” means the office responsible for review and processing of applications for temporary use of University space in accordance with the procedures outlined in this Regulation.
8. “Safety Plan” means a written plan resulting from a TUUS Assessment, prepared by the Community Safety Department (Community Safety) in consultation with an Eligible User and the Office of Temporary Use of University Space, that identifies potential hazards and risks that may be associated with an activity or Event, and the measures to be employed to mitigate or eliminate such risks. Risk mitigation measures may include, but not be limited to establishing the number and type of security staff, the number of internal and/or external participants, and other health and safety measures.
9. “Signing Authority” means a person(s) authorized to enter into and execute an agreement for temporary use of University space, on behalf of an Eligible User.
10. “Special Planning” means where an activity or Event is anticipated by the University or by an Eligible User to require specialized support services, resources, operational plans, or Safety Plans that need additional time to develop or secure. This may include Events involving government officials, external attendees, including speakers, celebrities, topics, or activities that have the potential to attract media attention, crowds, or protests.�� It also includes Events that may present an elevated risk to the safety of community members, or risk of damage to University property.
11. “Student Organization” means a student government or student organization recognized under Presidential Regulations Regarding Student Organizations.
12. “Temporary Use of University space” or “TUUS” means the use of indoor or outdoor space in University buildings or on University grounds, including Events, for purposes other than administration, teaching University courses, or research. Temporary use of University space does not apply to space which has been assigned through the University’s formal space allocation process, to an academic or administrative division, or an organized research unit, unless the assigned space is being used for one of the following:
  1. an activity of a recognized student organization;
  2. an Event that requires security;
  3. an Event at which alcohol is served;
  4. an Event open to the public;
  5. an outdoor activity;
  6. a film-shoot;
  7. an Event where admission/registration fees are charged; or
  8. an activity that has any type of sponsorship by an external organization, such as financial or administrative support, or donation of materials.
13. “Temporary Use of University Space Permit” or “TUUS Permit” means an approval, which is normally issued electronically to an Eligible User, for the temporary use of University space, following successful completion of the obligations and procedures outlined in this Regulation.
14. “TUUS Event Review Committee” means a standing committee established pursuant to this Regulation, the composition, powers and responsibilities of which are set out in Section 6 of this Regulation.
15. “University Community Member” means 91��ɫ students, staff, faculty or instructors, and volunteers.
Applying for Temporary Use of University Space
1. To request temporary use of University space, a person with Signing Authority for an Eligible User - meaning for an external user, a duly authorised signatory - must complete and submit an online TUUS application form for a TUUS Permit using a 91��ɫ authenticated e-mail address where applicable. An application received from a 91��ɫ authenticated e-mail address is acceptable as a signed document, provided the sender is an Eligible User with Signing Authority for their organization, office or other unit.
  1. Eligible Users affiliated with the University must submit their TUUS application to the TUUS Office using a 91��ɫ authenticated e-mail address. An application received from a 91��ɫ authenticated e-mail address is acceptable as a signed document, provided the sender is an Eligible User with Signing Authority for their organization, office or other unit.
  2. External users interested in hosting an Event on a 91��ɫ campus must submit their request to the University’s Housing & Conference Services office.
2. All completed applications for temporary use of University space are reviewed and processed by the TUUS Office in accordance with this Regulation. Depending on the nature and scope of a proposed TUUS, applications are reviewed and assessed by services/offices relevant to the application. The TUUS Assessment outcome is shared with the Eligible User for response.
3. The University will give priority to applications that contribute to the teaching, research, and scholarship of the University.
4. An application’s processing time is related to the scope and scale of an activity or Event, and the need for and availability of any additional resources determined through a TUUS Assessment.
5. An Eligible User can play a key role in the processing time of an application for temporary use of space, by:
  1. seeking input from the TUUS Office, in advance of submitting an application, especially for an activity or Event that’s anticipated to require Special Planning;
  2. submitting a completed application as far in advance, as possible, of the minimum required processing time;
  3. providing detailed information about the proposed TUUS, and submitting any related documentation indicated on the application form;
  4. responding in a timely manner to follow-up queries from the TUUS Office or from service areas; and
  5. allowing for flexibility in venue, date, etc., for an activity or Event (requested venues are dependent on availability).
6. Applications for TUUS Permits involving minimal University support services must be submitted a minimum of ten (10) working days in advance of the proposed TUUS date. Without limiting the generality of the foregoing,
  1. applications that can be processed within ten (10) days are typically those that require minimal assessment and no supplemental information, including meetings without external attendees, speakers and suppliers, or special service requirements;
  2. subsection 5(6) does not include applications for TUUS requiring Special Planning; and
  3. applications submitted with less than ten (10) working days notice will be processed where/when possible.
7. Applications for TUUS Permits that require submission of supplemental information and/or some university services, must be submitted at least fifteen (15) working days prior to the date of the proposed TUUS date. Without limiting the generality of the foregoing,
  1. the supplemental information and university services referred to in subsection 5(7) include but are not limited to proof of insurance; a health pass for an external caterer or other external service provider; a Service Request for special furniture arrangement; and other matters of a similar scale;
  2. subsection 5(7) does not include applications for TUUS requiring Special Planning
  3. applications submitted with less than fifteen (15) working days notice will be processed where/when possible.
8. Applications for TUUS Permits that require Special Planning must be submitted at least thirty (30) working days in advance of the proposed TUUS date.
9. Applications for TUUS Permits that require use of multiple internal and/or external resources and significant Special Planning should be submitted at least three (3) months in advance of the proposed TUUS date. Without limiting the generality of the foregoing, applications requiring three (3) months advanced notice include but are not limited to
  1. Events with large numbers of attendees;
  2. Events requiring the use of multiple rooms, facilities or areas on Campus; and
  3. Events requiring the coordination and support of multiple University support services.
10. Eligible Users are encouraged to contact Housing & Conference Services to assist in the development of a comprehensive Event plan before the submission of an application for a TUUS Permit.
11. When an application for a TUUS Permit is received, the TUUS Office will:
  1. Determine the eligibility of the applicant with reference to this Regulation and review the application for completeness.
  2. Determine availability and tentatively reserve space if/where applicable.
  3. Consult with other services or offices that may need to assess the application, if/as required:
    1. Applications for routine activities and meetings may not require consultations with other services or offices and may be approved by the TUUS Office.
    2. Applications for Events will be reviewed and assessed for risk and service support requirements by relevant University services and offices.
    3. Applications for Events determined to require Special Planning will be referred to the TUUS Event Review Committee. The TUUS Event Review Committee may convene a meeting with the Eligible User and representatives from relevant University services to review the application and assess service and/or planning requirements in more detail, including the need for Safety Plans.
  4. Review and verify that event advertising plans adhere to University policies, procedures, regulations and guidelines, and applicable law.
  5. Exercise its discretion to issue or deny the issuance of an electronic TUUS Permit once all the requirements of an application are met, including any additional requirements identified through the TUUS Assessment and not specifically mentioned in this Regulation.
  6. Send an electronic notification of the authorization to various services and offices involved in the TUUS Assessment, including the Community Safety Department and/or Risk Management Services.
12. Where an assessment is conducted by the Community Safety Department and/or Risk Management Services, a Safety Plan may be required.�� Where a formal Safety Plan is not required, organizers remain at all times responsible for observing room capacity, maintaining clear and easy access to all entry/exit doors, and observing other fire and safety codes.
13. Based on the TUUS Assessment, the University may, as a condition of booking space, require that University approved security be available during the use of the space. The University may require such security to be provided at the cost of the Eligible User.
14. In all instances, without exception, the use of private security staff or paid-duty police officers for an event on University premises must be coordinated through the Community Safety Department. No security staff external to the University, volunteer or otherwise, is permitted at a campus event without the prior written approval of the Community Safety Department.
15. If supplemental information is requested, the user will be responsible for covering any costs associated with obtaining/supplying the supplemental information. Users are required to cover any costs associated with the use of the space.
TUUS Event Review Committee
1. The TUUS Event Review Committee is a standing Committee that includes members from various services and offices, and assesses TUUS applications requiring Special Planning pursuant to section 5(10)(c)(iii) of this Regulation.
2. The TUUS Event Review Committee’s primary purpose is to review proposed Events that require Special Planning and to provide guidance, support, make recommendations and/or decisions on steps to be taken to enable Events to take place on University premises.
3. The TUUS Event Review Committee reviewing an Event requiring Special Planning may include, but is not limited to, the departmental head of the following University services or offices:
  1. Risk Management Services;
  2. Community Safety Department;
  3. Facilities Services;
  4. Ancillary Services;
  5. Student Community and Leadership Development; and
  6. Centre for Human Rights, Equity, and Inclusion.
4. The TUUS Event Review Committee will be Chaired by the Executive Director of Ancillary Services, who will brief the Committee on the details of the application under review.
5. The TUUS Event Review Committee may invite an Eligible User to a meeting(s) to discuss the proposed Event to better inform recommendations and decisions on requirements for the Event to move forward.
6. Where the TUUS Event Review Committee’s recommendations on a proposed Event are agreed to and met by the Eligible User, a TUUS Permit may be issued by the TUUS Office.
7. The TUUS Event Review Committee will consult with the Campus Relations Committee on next steps, if the TUUS Event Review Committee’s assessment of a proposed Event concludes that the Event poses any of the following risks which cannot be adequately managed with existing University resources:
  1. Risk to the security and well-being of University Community Members and/or the general public;
  2. Risk of damage to University property; or
  3. Risk of non-compliance with law and/or University policies, procedures, regulations or guidelines.
8. Following consultation with Campus Relations Committee, the Eligible User will be notified of one of the following by the TUUS Office:
  1. Suggested modifications to the Event that would allow the Event to proceed; or
  2. Decision and reasons for which the Event will not be permitted, and information regarding the process and avenue of appeal.
Appeals
1. Eligible Users may appeal to the Provost from a decision refusing to issue a TUUS permit.
2. Appeal decisions by the Provost will be final, and will be communicated to the Eligible User and relevant departments.
3. The appeal process is as follows:
  1. The Eligible User shall submit a written statement of appeal to the TUUS Office within five (5) working days of receiving notice that the permit will not be issued, explaining why the Eligible User believes the grounds for refusal are incorrect and how the risks identified in the reasons for refusal can be addressed.
  2. The Provost may elect to invite the Eligible User or the Signing Authority thereof to a meeting to assist in the determination of the appeal. The Provost reserves the right to determine the appeal exclusively on the basis of written submissions.
  3. The Provost will issue their decision on the appeal to the Eligible User in writing, within five (5) working days of receipt of the Eligible User’s statement of appeal.
Permits and Prohibited Conduct
1. The TUUS Office will issue a TUUS Permit once all requirements of an TUUS Assessment are satisfied.
2. Where changing circumstances alter the risk related to an Event for which a TUUS permit has been issued, the Eligible User may be notified that an Event is subject to reassessment with possible alterations to the TUUS Permit.
3. Eligible Users are responsible for managing their events to remain within the scope and parameters of the issued TUUS Permit.
4. The University may interrupt and put an end to an event underway where the event is revealed to be outside the scope of permission granted; poses a risk to the safety of community members; is disruptive to academic or administrative operations; or is contrary to applicable policies and procedures.
5. With the exception of Smudging and Pipe Ceremonies, which are governed by the Smudging and Pipe Ceremony Policy, for safety reasons and to comply with the , items with open flames (e.g., candles), are not permitted inside buildings, including without limitation, corridors, lobbies, and atria. Likewise, bonfires are not permitted on University campuses.
6. To enable the academic and administrative operations of the University to properly function without disruption, the projection or amplification of voice(s) or sounds is not permitted except where prior express written permission has been provided by the University.
Postponement, Cancellation or Relocation of Proposed or Approved Events
1. The University reserves the right to decline a request for temporary use of University space, withdraw permission for a previously approved event, postpone a previously approved event, and/or relocate a previously approved event in the following circumstances:
  1. If all applicable conditions for the issuance of a TUUS Permit have not been fulfilled by the applicant within the time frame agreed upon with the TUUS Office.
  2. If the space is required for academic purposes due to unforeseen circumstances. The delivery of academic curriculum and examinations take precedence over all other events and activities, and as such, the University may withdraw permission for an event or relocate an event should the space be required for the delivery of academic curriculum or examinations.
  3. In an emergency beyond the control of the University (including, but not limited to fire, natural disaster, inclement weather, criminal act, or other threat) or an occurrence in the external community that requires the University to act as an emergency shelter and/or to vacate University premises.
  4. If an approved event is, due to newly acquired information by the University, deemed to be beyond the scope of the issued TUUS Permit.
  5. If the information provided by the Eligible User about the nature and/or scope of the event was false or incomplete to the extent that the event assessment was materially compromised.
  6. If the event requires presence of security staff, paid-duty police, space, and/or other measures, stemming from the event assessment, which cannot be arranged or put in place in time for the event
2. In all the above instances, the University may require setting a new date, time, venue, or conducting a new event assessment, and/or arrange for additional services, of which the Eligible User will be notified accordingly.
3. The University will take necessary steps to uphold the law, University policies, procedures, regulations and guidelines, and ensure the safety of community members, when considering an application for temporary use of University space. As such, a decision by the University to decline a request for use of space, or to postpone or cancel an already approved use of space request, will apply to all spaces on the University’s campuses, including but not limited to, performing arts facilities, sports and recreation facilities and the 91��ɫ Student Centres.
Review
1. This Regulation will be reviewed every five years. During the review, the policy will remain in full force and effect.
2. The Vice-President, Finance and Administration, will initiate and oversee the review process which will include consultation with students, representative of Student Organizations, faculty, staff and other community members.
Coming into Force
1. This Regulation will have full force and effect on July 4, 2022.

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Food Trucks on 91��ɫ Campuses (Regulations)

emacrae — Wed, 28 Jun 2017 16:12:13 +0000

These Regulations apply to all members of 91��ɫ and eligible external users who wish to utilize the services of a Food Truck for any event on University premises.�� For the purpose of these Regulations, “Food Truck” is defined as any mobile self-contained food vendor that does not require connections to University services (e.g. electricity, water) and which:

1. serves the University’s Keele and/or Glendon campuses on a regular established schedule (“Regular Food Trucks”); or
2. serves special events (“Special Event Food Trucks”).

Food Trucks may only operate on University premises at times and locations that are pre-approved in accordance with these Regulations. For clarity, this includes any Food Trucks operated by existing campus food service providers.
The Director of Food Services is the designated booking agent for all Food Trucks operating on 91��ɫ premises and has oversight for the selection and scheduling of all Food Trucks, including Special Event Food Truck requests. Eligible users (as defined in the TUUS policy) may procure a Food Truck application form by contacting 91��ɫ Food Services.
An eligible user may submit an application to Food services requesting permission for the use of a Food Truck for an event on 91��ɫ premises, subject to obtaining approval for use of suitable space pursuant to the University’s Temporary Use of University Space (TUUS) Policy and Procedures. Eligible users must contact Food Services early in the event planning process, and no less than 10 business days in advance of the event, to determine eligibility and availability.

Unless a Food Truck is being paid to provide a catered service for the event, event organizers must consider the realistic level of attendance and the sales volume that is expected, as this will influence whether Food Trucks will accept a particular booking and/or remain on site for the duration of the event.

In evaluating a Food Truck application, Food Services shall determine the appropriateness of utilizing a Food Truck for the requested event, taking into account the following:

- the nature of the event;
- expected attendance and sales or whether the Food Truck is being paid to provide service;
- the number and type of Food Truck(s) requested;
- any alternate food options that will be available to attendees;
- conflicts with other Food Truck events;
- contingencies for inclement weather;
- any other applicable factors (e.g. ability to park during winter months; requirements for utility services, noise, etc.)

Food Services will collaborate with Parking Services, TUUS, and the event organizer to identify an appropriate location for Special Event Food Trucks that is accessible; safe for pedestrian traffic; does not block fire laneways, sidewalks or vehicular traffic; does not interfere with University activities. For clarity, Food Truck Vendors are not permitted to use amplified sound or loud generator noise where it may interfere with the University’s activities.
Food Truck vendors must comply with applicable University policies and procedures, including but not limited to Parking Regulations and the Sale and Distribution of Single-Use bottled water.
Approved food trucks must provide the following information to Food Services in advance of conducting business on campus:

- Public Health inspection pass
- Certificate of liability insurance, including vehicle insurance, in the amount stipulated by the University’s Risk Management Services unit.
- Food Handler Certificate(s)

Food Services maintains relationships with a number of Food Truck vendors which have the necessary documentation on file.�� A list is available on the Food Services web site.

All approved Food Trucks are subject to a daily permit fee, which will include the cost of a parking pass. The current fee will be posted on the Food Services web site.

1. For private functions, and caterings where food is pre-paid for attendees, the daily permit fee is payable by the requesting eligible user.
2. For events that are open to the general community and involve the Food Truck selling food to the public, the daily permit fee is payable by the Food Truck operator.

Nothing in these Regulations should be construed as allowing the serving of alcoholic beverages.
The eligible user sponsoring the Food Truck is responsible for ensuring that the Food Truck vendor removes all recyclable materials and waste at the conclusion of the event. Any necessary pre-event setup or post-event cleanup work conducted by Campus Services and Business Operations shall be at the event sponsor’s expense via a Service Request.
Failure to comply with these Regulations may result in loss of space and/or Food Truck booking privileges or other sanctions.

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Progression Requirements to Maintain Honours Standing

Alice — Thu, 17 Jan 2013 05:00:00 +0000

Students whose cumulative grade point average (CGPA) falls below 5.0 during the course of their studies, may proceed in an Honours program, on warning, provided that they meet the minimum CGPA requirements as set out below:

Year Level	Credit Range	CGPA Requirements
Year 1	0 to 23	4.00
Year 2	24 to 53	4.25
Year 3	54 to 83	4.80
Year 4	84	5.00

This academic regulation does not apply to the following degree programs:

B.Ed
LLB/JD
BBA and iBBA
BScN
BComm
BHRM
BEng
MD

Notes:

1)��This legislation does not impact Major GPA requirements.

2)��Faculty to Faculty transfers into honours programs will occur according to the new CGPA requirements.

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Integrated Courses, Faculty of Graduate Studies (Policy)

Alice — Wed, 16 Jan 2013 05:00:00 +0000

The practice of integrating third or fourth year undergraduate courses with graduate courses has become more common in recent years. Although not all graduate programs offer such courses, a great many do, or would like to. In view of this, Senate has requested that the Faculty of Graduate Studies formulate a policy to regulate the use of such courses and establish a standard to be applied to such courses.

The following is a policy which is intended to apply to all graduate programs which make use of integrated courses. Individual programs may set more stringent requirements or may decide not to introduce such courses.

All such courses must be taught by a member of the Faculty of Graduate Studies.
All courses which are integrated on a continuing basis should be so indicated in the calendar. This will advise graduate students of the type of curriculum being offered.
Graduate students will be expected to do work at a higher level than undergraduates. These expectations will be detailed in the new course proposals submitted to Council and Senate and also in detailed course outlines provided to students.
Program Directors shall monitor enrolments, both graduate and undergraduate, in such courses, to ensure a desirable balance. It is suggested that whenever enrolment levels warrant it, the course should be separated into graduate and undergraduate courses.
Graduate courses shall be integrated only with undergraduate courses at the 4000-level, and where it is understood that 4000-level indicates an advanced level.
All integrated courses shall be reviewed at intervals of 3 years by the Academic Committee of the Faculty of Graduate Studies. The first report by graduate programme directors shall include all of the following:
- enrolments by year of study and Faculty
- grades
- comments by Program Directors and Course Directors if applicable
- a restatement of the differences between the two levels.

Subsequent reports need only indicate changes that have occurred in content, presentation, enrolment in, or total number of integrated courses.

The regulations of the Faculty of Graduate Studies shall be changed to incorporate the following:

"Masters students who are enrolled in a thesis option must complete at least one full course (or equivalent) which is not integrated with an undergraduate course.

Masters students who are enrolled in a course work or research-review option must complete at least one and a half (or equivalent) courses, which are not integrated with an undergraduate course.

Doctoral candidates shall not receive credit towards the Ph.D. degree for more than one full integrated course.

Graduate students may not take or receive credit for an integrated course at the graduate level if they took it at 91��ɫ or elsewhere at the undergraduate level. These are minimum requirements; individual programs may require more stringent rules."

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Minimum Grade Requirement - Major Courses

Alice — Tue, 15 Jan 2013 05:00:00 +0000

Unless Senate agrees to explicit exemptions, eligibility to proceed in or graduate from an undergraduate degree program will not be based on a minimum grade requirement for each major course.��(It should be noted that this does not preclude setting requirements for a minimum cumulative grade point average in a major or minor subject area.��Nor does this preclude setting individual course grade requirements when a course is a prerequisite for upper level courses or as part of a core requirement).

Understanding: Certificate programs, like core requirements in undergraduate degree programs, are not covered by the recently approved regulation that prohibits a minimum grade requirement for each major course in a degree program.

Applicability:��The above regulation does not apply to:

graduate degree or diploma programs
BEd degree
LLB/JD degree

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91��ɫ Traffic and Parking Regulations

Alice — Wed, 21 Nov 2012 05:00:00 +0000

Description: Regulations established to facilitate the safe and orderly conduct of University business and to provide parking services in support of this function within the limits of available designated parking space.

I. �� APPLICABILITY

All persons using University parking facilities are subject to the parameters set out in the applicable University Policies and Procedures, the Student Code of Conduct and the Regulations detailed herein.

II.��POLICY

91��ɫ Parking and Traffic Regulations (posted here)

III.��AUTHORITY

Pursuant to this Policy, the Vice-President Finance and Administration shall establish offices, services, procedures, and other measures to implement and enforce these Regulations.

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Undergraduate Certificate Guidelines and Procedures

Alice — Fri, 13 Jul 2012 04:00:00 +0000

I.��Undergraduate Certificates

Definition: "Undergraduate Certificate" is the term applied to a program of studies attesting to a level of competence or skills in a particular area or field. It is distinct from a defined undergraduate degree program, stream, specialization or informal concentration. A certificate recognizes a specific grouping of courses that i) are cross-disciplinary but with a thematic coherence, ii) form a coherent yet distinctive complement to the major of a degree program, or iii) lead to the acquisition of specific skills or professional expertise that may meet requirements of outside accrediting bodies.

Categories of Certificates

Cross-Disciplinary Certificate

Definition: A cluster of courses in a defined thematic area of interest, which are not confined to a single disciplinary area of study or major.

Minimum Standards: 24 credits, at least 18 of which must be at the 2000-level or above, including 6 credits at the 3000- or 4000-level. In order to receive the certificate candidates must present a cumulative grade point average (GPA) of 4.0 or greater in the courses taken to satisfy certificate requirements.

Disciplinary Certificate

Definition: A series of courses in a specific area of study that form a distinctive complement to studies in an undergraduate major discipline. The majority of courses taken towards the certificate will be in one major discipline. Whenever a student's major discipline coincides with that of the certificate not all of the course credits used to satisfy certificate requirements may also be used to satisfy degree major requirements.

Minimum Standards: 24 credits, 18 of which would normally be at the 3000-level or above. At least 12 credits of the disciplinary courses that satisfy certificate requirements must be in addition to those used to satisfy requirements of an undergraduate major. In order to receive the certificate candidates must present a cumulative GPA of 4.0 or greater in the courses taken to satisfy certificate requirements.

Certificate of Proficiency

Definition: An acknowledgement of proficiency (normally in a language) in a given area.

Minimum Standards: There would normally be a comprehensive examination in addition to course requirements (normally 12 credits). In order to receive the certificate candidates must present a cumulative GPA of 4.0 or greater in the courses taken to satisfy certificate requirements, although language certificates normally have higher requirements.

Professional Certificate

Definition: A series of courses that build specific skills and/or competencies often related to a professional expertise such as might be recognized by an external professional body.

Minimum Standards: Normally 24 credits, 18 credits of which would be at the 3000-level or above. In most cases, at least 12 credits of the disciplinary courses that satisfy certificate requirements must be in addition to those used to satisfy requirements of an undergraduate major being completed concurrently. (Note:��ASCP will consider variations to these minimum standards for certificates designed to meet specialized needs or requirements of particular professions). In order to receive the certificate candidates must present a cumulative GPA of 4.0 or greater in the courses taken to satisfy certificate requirements.

General Regulations

Program requirements are reviewed and approved by Faculty Council and Senate. Normally, Undergraduate Certificates will be completed concurrently with an undergraduate degree program and are differentiated from a degree program by a higher GPA requirement (the 4.0 specified above is a lower limit) or a more focused selection of courses. However, direct-entry, stand-alone certificate programs are available and are primarily intended to meet the need for specific professional preparation. Such direct entry certificate programs will generally be in the nature of either career-entry or mid-career development and candidates will normally already hold a degree or have significant post-secondary education. While most certificate programs (except for the Certificate of Proficiency) will require close to the minimum 24 credits, thereby differentiating a certificate from major requirements within a degree program, it is expected that some Professional Certificate programs will justify lower or higher credit requirements on the basis of standards or academic requirements set by external professional bodies. Cross-Disciplinary and Disciplinary Certificates might also in special circumstances justify a higher total credit requirement, but normally not more than 36 credits. A certificate that requires 36 credits or more may be designated as advanced. Since certificate courses are credit courses, admission requirements will be equivalent to those for an undergraduate degree program.

Undergraduate Certificate Courses: Undergraduate Certificate Programs are composed of courses which have been approved for credit in an undergraduate degree program. Each Program is responsible for determining which courses are acceptable for satisfaction of the Certificate Program requirements.

Minimum Requirements for Multiple Certificates: Students may acquire more than one certificate provided that at least 18 credits in each certificate are unique to the specific certificate.

Residency Requirements: The University residency requirement for undergraduate certificate programs is 18 credits for certificate programs requiring up to 36 credits, and 50% of the required credits for certificates comprising more than 36 credits. Normally, for undergraduate certificate programs requiring 18 credits or less, all credits are completed at 91��ɫ.

Admission / Graduation Application and Transcript Notation: Students seeking direct entry to a certificate program must submit written application when applying for admission to the University. Students already enrolled in an undergraduate degree program are also expected to apply for entry to a certificate program, normally prior to completion of 36 credits of their undergraduate degree program. Students must also submit application to graduate from a certificate program. Applications should be obtained from and filed with the unit administering the certificate program. Transcript notation that the requirements for a certificate have been completed will be made once the Registrar’s Office has received notice from the unit administering the program. Certificates will not be conferred until candidates have successfully completed an undergraduate degree program if they are simultaneously enrolled in a degree and a certificate program.

Certificates of Completion

Definition

Certificates of Completion are awarded for the successful completion of an access or bridging program, which are defined as a designated program of study designed to “bridge” students into an academic degree program. The Certificates of Completion are distinct from both an undergraduate certificate and a non-degree studies certificate. A Certificate of Completion recognizes a student’s accomplishment in a specified grouping of courses designed to lead to the acquisition of academic skills and knowledge necessary to perform successfully in an academic degree program, where that recognition may be desirable for external audiences.

General Regulations

Access / bridging program requirements are reviewed and approved by Faculty Council (if appropriate) and Senate. In order to receive the Certificate of Completion of the program, candidates must meet the minimum requirements as stated by the program to satisfy certificate requirements.��The certificate program is normally a direct-entry stand-alone program primarily intended to prepare students to meet the needs of an academic degree.��In this way, the Certificate of Completion recognizes the successful passage across a “bridge” into a university degree program.��Normally, this “bridge” will be into the first year of a university degree for students with no prior university education and will be into an advanced level for students with international university education, and/or other post-secondary education credentials.��The requirements of a Certificate of Completion may include a combination of academic and non-academic credits, or consist solely of academic credits, with a minimum requirement of 12.0 academic credits in either model.

Certificate Courses for Academic Credit: Courses for academic credit are courses which have been otherwise approved for academic credit. Each Certificate Program is responsible for determining which courses are acceptable and satisfy the Certificate Program requirements.

Certificate Activities for Non-credit:��Activities for non-credit workshops/courses/modules are designed to supplement the academic credit by offering students exposure to the range of learning, professional and communication skills, and related cultural knowledge, for example, necessary to successful performance in an academic degree.��Each Certificate Program is responsible for determining this content.

Residency Requirements: Students will complete all required academic and non-academic credits at 91��ɫ or at an institution collaborating with 91��ɫ in an Inter-Institutional Program. Thus, the University residency requirement for programs eligible for the Certificate of Completion is normally 100% of the required credits but in no case less than 60% of the total combination of academic and non-academic credits.

Admissions Application: Students seeking direct entry to a Certificate of Completion program must submit a written application when applying for admission to the University. Applications should be obtained from and filed with the University’s Office of Admissions. Certificates will be awarded upon successful completion of the program.��Normally, students receiving a Certificate of Completion will be eligible for internal transfer directly into select degree programs.

Transcript Notation: A transcript notation that the requirements for a certificate have been completed will be made once the Registrar’s Office has received notice from the unit administering the program.

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Regulation Archives - Secretariat Policies

��è�����𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes

Utilisation temporaire des locaux universitaires (Politique)

Regulation Regarding Student Organizations

French version

Description:��Regulations regarding Student Organizations, their Activities and Finances.

1. Preamble

2. Purpose and Jurisdiction

3. Definitions and Concepts

4. Recognition of Central Student Governments

5. Recognition of Faculty Student Governments

6. Recognition of College Student Governments

7. Recognition of Student Clubs

8. Privileges of Recognized Student Organizations

9. Levies for Recognized Student Organizations

10. Obligations of Recognized Student Organizations

11. Non-Compliance By Recognized Student Organizations

12. Sanctions Applicable to Recognized Student Organizations

13. Review Process for Non-Compliance and Sanctions Decisions

14. Review of this Regulation

15. Coming into Force

16. Short Title

SCHEDULE A

SCHEDULE B

SCHEDULE C

SCHEDULE D

Temporary Use of University Space (Regulation)

Food Trucks on 91��ɫ Campuses (Regulations)

Progression Requirements to Maintain Honours Standing

Integrated Courses, Faculty of Graduate Studies (Policy)

Minimum Grade Requirement - Major Courses

91��ɫ Traffic and Parking Regulations

I. �� �� APPLICABILITY

II.��������POLICY

III.������AUTHORITY

Undergraduate Certificate Guidelines and Procedures

I.��Undergraduate Certificates

Categories of Certificates

Cross-Disciplinary Certificate

Disciplinary Certificate

Certificate of Proficiency

Professional Certificate

General Regulations

Certificates of Completion

��è��𳾱�Գ� concernant les organisations étudiantes

I. �� APPLICABILITY

II.��POLICY

III.��AUTHORITY